第三節(jié)會計電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求

一、電算化會計崗位的劃分及職責(zé)

(一)電算主管，負責(zé)協(xié)調(diào)計算機及會計軟件系統(tǒng)的運行工作

(二)軟件操作，負責(zé)會計核算軟件具體使用操作

(三)審核記賬，負責(zé)憑證的審核記賬

(四)電算維護，負責(zé)保證計算機硬件、軟件的正常運行，管理機內(nèi)會計數(shù)據(jù)

(五)電算審查，對電算化系統(tǒng)運行進行監(jiān)督，防范利用電算化系統(tǒng)的舞弊

(六)數(shù)據(jù)分析，負責(zé)對計算機內(nèi)的會計數(shù)據(jù)進行分析

(七)會計檔案保管，負責(zé)會計電算化數(shù)據(jù)和程序備份，打印的賬表、憑證和各種會計檔案資料的保管

二、中小企業(yè)實行會計電算化的崗位設(shè)置

第四節(jié)計算機替代手工記賬的基本要求

一、替代手工記賬的任務(wù)和條件

(一)替代手工記賬是會計電算化的目標(biāo)之一

(二)替代手工記賬的條件

1.配有適用的會計軟件和相應(yīng)的計算機硬件設(shè)備

2.配備了相應(yīng)的會計電算化工作人員

3.建立了嚴格的內(nèi)部管理制度

二、替代手工記賬的過程

(一)整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)

1.重新核對各類憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符

2.整理各賬戶余額

3.清理往來賬戶和銀行賬戶

(二)建立會計賬戶體系并確定編碼

1.符合財政部和有關(guān)管理部門的規(guī)定

2.滿足本單位會計核算與管理的要求

3.滿足會計報表的要求，凡是報表所用數(shù)據(jù)需要從賬務(wù)處理系統(tǒng)中取數(shù)的，必須設(shè)立相應(yīng)科目

4.保持體系完整，不能只有下級科目而沒有上級科目

5.保持相對穩(wěn)定

6.要考慮與核算模塊的銜接，凡是與其他核算模塊有關(guān)的科目，在整理時應(yīng)將各核算大類在賬務(wù)處理模塊中設(shè)為一級科目

三、規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程

四、會計核算軟件初始化

五、計算機與手工并行

(1)檢驗各種核算方法

(2)檢查會計科目體系的有效性

(3)考查操作準(zhǔn)確性

(4)糾正會計核算軟件程序錯誤或業(yè)務(wù)處理錯誤

第五節(jié)會計電算化檔案管理的基本要求

一、保存打印出的紙質(zhì)會計檔案

(一)現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬要求每天打印輸出，做到日清月結(jié)

(二)明細賬要求每年打印一次或在需要時進行打印

(三)會計電算化后，在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細賬數(shù)據(jù)都存儲在計算機內(nèi)的情況下，總賬一般用“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”替代，“總分類科目余額、發(fā)生額對照表”一般要求每月打印一次

(四)會計報表每月打印一次進行保管

二、系統(tǒng)開發(fā)資料和會計軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會計檔案保管

三、制定與實施會計電算化檔案管理制度

(一)存檔的手續(xù)

(二)各種安全和保密措施

(三)檔案管理員的崗位責(zé)任制度

(四)檔案分類管理辦法

(五)檔案使用的各種審批手續(xù)

(六)各類文檔的保管期限及銷毀手續(xù)

四、會計電算化檔案安全和保密措施