秘書行業(yè)職業(yè)分析

專業(yè)秘書在我國發(fā)展的時(shí)間并不是很長，到目前為止，這個(gè)職業(yè)隊(duì)伍已經(jīng)相當(dāng)龐大。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，目前持有秘書資格證書的人數(shù)就已經(jīng)達(dá)到11萬以上，而從事秘書職位的不下百萬人，仍依然不能滿足市場的需求，可見秘書行業(yè)發(fā)展的潛力巨大。但在全國眾多的秘書大軍中，真正受過秘書系統(tǒng)培訓(xùn)的人不足三成，大部分人是改行而來的，在工作中邊干邊學(xué)。

以秘書職能而言，我國秘書百分之七、八十均為商業(yè)秘書，角色介乎業(yè)務(wù)與行政之間，而且絕大部分并沒有經(jīng)理層級(jí)的決策權(quán)，或者，是權(quán)力太大，等于老板一樣。這都是國外企業(yè)組織體系內(nèi)所沒有的怪現(xiàn)象。而國內(nèi)秘書的職權(quán)往往不能劃分清楚，因此，所負(fù)責(zé)任小，職權(quán)范圍狹窄，自然待遇不高，取代性高，流動(dòng)性大。

曾在英國獲得“Super Secretary”頭銜的Shirley Taylor發(fā)現(xiàn)，在中國，秘書并不是一個(gè)受尊敬的職業(yè);同時(shí)，秘書的專業(yè)訓(xùn)練不夠完善，一些人只要會(huì)打字、會(huì)使用電腦、復(fù)印機(jī)就可以做秘書了，根本談不上專業(yè)性。她坦言，中國秘書未達(dá)國際標(biāo)準(zhǔn)，而馬來西亞跨勢集團(tuán)創(chuàng)辦者施國忠先生指出，據(jù)他觀察，在很多情況下，中國秘書不夠自信，他們自覺地把自己定位在一個(gè)“低級(jí)”的角色，只是等待老板命令，而不會(huì)主動(dòng)提前解決問題，這顯然不符合高標(biāo)準(zhǔn)高薪水的要求。中國秘書的現(xiàn)狀主要還是來自大多數(shù)秘書的表現(xiàn)，“你具備什么樣的能力，才能得到什么樣的回報(bào)”。

隨著大多數(shù)組織結(jié)構(gòu)的扁平化發(fā)展，大多數(shù)辦公室職業(yè)人員將承擔(dān)更大范圍的職能，越來越多的職業(yè)人員將需要協(xié)助更多的管理職能，這就要求秘書們必須要時(shí)刻保持領(lǐng)先的職業(yè)技能，而不是辦公室的冗員，以免成為扁平化的淘汰對(duì)象。

從社會(huì)實(shí)踐看，近10年來，我國的生產(chǎn)結(jié)構(gòu)從農(nóng)業(yè)轉(zhuǎn)向工業(yè)進(jìn)而向現(xiàn)代工業(yè)發(fā)展，城市化、商業(yè)化、市場化為秘書這一“白領(lǐng)”職業(yè)的發(fā)展提供了環(huán)境。社會(huì)職業(yè)分工越來越細(xì)，專業(yè)內(nèi)容和技術(shù)成分越來越強(qiáng)，因此在協(xié)作中需要協(xié)調(diào)、溝通、彌合的地方更多，這也給秘書工作拓展了空間。秘書學(xué)認(rèn)為，秘書的主要職能是通過辦理事務(wù)性工作發(fā)揮自己的協(xié)調(diào)作用和信息作用。因此，只要有領(lǐng)導(dǎo)與基層，有組織內(nèi)部門與部門，有組織與社會(huì)，就會(huì)有秘書的職業(yè)發(fā)展空間，關(guān)鍵在于秘書自身的發(fā)展因素。

保持完善的專業(yè)化、持久的永業(yè)化是秘書職業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)在因素。完善的專業(yè)化是指秘書在現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展中，必須確立職業(yè)的專業(yè)知識(shí)技能和素質(zhì)，就是職業(yè)資質(zhì)。這種職業(yè)資質(zhì)是秘書特有的，保證秘書并立于其他社會(huì)職業(yè)之中。秘書的資質(zhì)中的確有些太容易被人替代，因此進(jìn)一步確立和完善其職業(yè)的核心資質(zhì)非常重要。比如秘書的“第二專業(yè)”知識(shí)和工作悟性，應(yīng)當(dāng)是專業(yè)資質(zhì)的重要內(nèi)容。持久的永業(yè)化是要逐步建立穩(wěn)定的秘書隊(duì)伍、合理的秘書人才結(jié)構(gòu)。秘書職業(yè)女性多、年輕人多、流動(dòng)性大，短期從事秘書工作的人員多，這都向持久的永業(yè)化發(fā)展提出了挑戰(zhàn)。完善的專業(yè)化是永業(yè)化的一個(gè)基礎(chǔ)，秘書的考核與晉升制度、秘書的職業(yè)準(zhǔn)入和職業(yè)等級(jí)制度，也是永業(yè)化的重要因素。