提高企業(yè)行政管理效率的思考
摘要
當前，市場競爭愈演愈烈，保持高效的管理模式成為驗證企業(yè)競爭力的重要標準之一。如果行政管理效率較高可以促使企業(yè)保持穩(wěn)定的運轉(zhuǎn)并具有較強的可調(diào)控下，具有行業(yè)競爭優(yōu)勢，反之如果較低，則會使企業(yè)機構(gòu)僵化。要實現(xiàn)企業(yè)的行政管理目標，最重要的就是要提高行政管理效率。本文通過對企業(yè)行政管理的現(xiàn)狀及行政組織結(jié)構(gòu)進行分析，在此基礎上對我國的企業(yè)的行政管理效率低下的原因進行分析，同時提出提高我國企業(yè)行政管理效率的對策。
關鍵詞：行政管理、效率、組織結(jié)構(gòu)
一、引言
企業(yè)行政是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，行政管理體系擔負著企業(yè)的管理工作，推動和保證著企業(yè)的計劃、生產(chǎn)、財務、營銷等的順利!有效進行和相互之間的協(xié)調(diào)溝通。隨著社會主義市場經(jīng)濟體制和現(xiàn)代企業(yè)制度的逐步建立，企業(yè)行政管理也面臨著調(diào)整舊方式和適應新形勢的任務。加強和改進企業(yè)行政管理，對于增強企業(yè)競爭力具有重要意義。
企業(yè)行政管理是企業(yè)參與社會化大生產(chǎn)及市場競爭的客觀要求。要有效地組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，就必須有一定強制力的權威與服從機制把企業(yè)各環(huán)節(jié)!各部門連接成一個健康運行的有機整體。否則，企業(yè)的各項生產(chǎn)經(jīng)營目標就可能因缺乏組織性而不能實現(xiàn)。企業(yè)行政管理有效地組織企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，是保證企業(yè)目標順利實現(xiàn)，提高企業(yè)競爭力的重要保障。(1)計劃工作。即確定管理內(nèi)容的目標和決定如何達到這些目標�，F(xiàn)代企業(yè)行政管理必須具有計劃性，做好預測工作，對企業(yè)行政工作進行指導，這是企業(yè)實現(xiàn)行政管理科學化和行政管理成功的必要條件。(2)組織工作。企業(yè)的組織機構(gòu)是企業(yè)運作的基本框架，企業(yè)的各級行政管理人員必須明確要完成的任務是什么，誰去完成任務，任務怎樣分類組合以及各種決策應該在哪一層級上制定。企業(yè)要逐級建立自上而下的責權關系，保證行政管理渠道的暢通無阻，這樣才能使企業(yè)的行政管理工作有的放矢。要做好這一環(huán)，就需要合理選擇和設計行政組織機構(gòu)。企業(yè)行政管理是依賴行政機構(gòu)渠道進行的，所以，選擇和設計符合企業(yè)內(nèi)外特點的組織機構(gòu)是保證行政命令!指示等迅速流動貫徹的重要前提，是達到行政管理目標的必要條件。(3)指揮工作。即企業(yè)行政管理中采取的具體措施，確定好企業(yè)員工之間的分工合作關系;明確人們在職!責!權方面的結(jié)構(gòu)體系;調(diào)動各級行政管理人員的積極性，協(xié)調(diào)各級行政管理人員之間的關系，解決組織人員之間的沖突。做好這一環(huán)，就要建立行政首長(廠長或經(jīng)理)負責制為首的指揮系統(tǒng)，這是科學行政管理的基礎。(4)控制工作。即對指揮工作的各項措施進行監(jiān)測!控制與調(diào)整，包括建立激勵機制、監(jiān)督系統(tǒng)和制定獎懲條例并認真執(zhí)行。通過控制保證任務按照既定計劃執(zhí)行，通過控制來判斷企業(yè)的行政管理工作是否合理，是否還有改進之處，從而增強行政工作的有效性及合理性。確立正引導、準確評價與適當獎勵相結(jié)合的激勵機制。企業(yè)行政管理的最佳化實現(xiàn)，在很大程度上取決于被管理者的積極有效的配合和實施"因此，對人的管理是現(xiàn)代企業(yè)行政管理的核心，而建立科學的激勵機制是有效實施對人的管理的重要保障。
二、企業(yè)行政管理的現(xiàn)狀及行政組織結(jié)構(gòu)
(一)企業(yè)行政管理的現(xiàn)狀
在當前我國的很多企業(yè)行政管理制度存在著很多的問題，主要有兩種傾向，其中一種是忽視規(guī)章制度建立，完全憑自己的主觀意愿開展工作。企業(yè)沒有完整可依的規(guī)章制度，人員分工不明確，工作沒有具體流程，分工不清楚，責任不明晰，這樣就會造成企業(yè)運行沒有秩序，職員工作積極性低，辦事效率低下。嚴重影響工作效率，造成極大資源浪費。
另外一種是官僚思想比較嚴重的行政管理干部，忽視公司的實際需要和和企業(yè)行政管理的特點，搞形式主義，做表面文章，把企業(yè)的行政管理部門完全獨立于其他各個部門，這樣就會極大浪費企業(yè)資源，降低企業(yè)工作效率，嚴重影響企業(yè)的長遠建設和發(fā)展。
以上的兩種傾向?qū)τ谄髽I(yè)目標的實現(xiàn)都形成了很大的障礙。企業(yè)行政管理的目標和實質(zhì)都在于為企業(yè)實現(xiàn)其戰(zhàn)略發(fā)展目標而服務，為企業(yè)的各個部門和企業(yè)職員服務。而絕對不能本末倒置，不然就會大大降低職員的工作積極性，損害公司的利益。
(二)當前我國企業(yè)行政組織機構(gòu)的形式
傳統(tǒng)層級結(jié)構(gòu)的組織形式源于“組織理論之父”的德國社會學家馬克斯·韋伯所提出的“科層官僚制”理論�！翱茖庸倭胖啤�，是指一種以分部-分層、集權-統(tǒng)一、指揮-服從等為特征的組織形態(tài)，是一種權力依職能和職位進行分工和分層，以規(guī)則為管理主體的組織體系和管理方式。其組織關系是程序化的命令-服從關系，而這種關系一般是由嚴格的職務或任務等級序列來決定的。在科層體制內(nèi)部，每一個個體單元被分割成各自獨立的部分，并且要求完全排除個人的情感糾葛。對權力義務體系的規(guī)定細致而明晰，使得每個個人都能夠照章辦事而不致越出權力義務體系范圍。按照這種理論，組織結(jié)構(gòu)只能建立成職能條塊式，根據(jù)垂直職能的不同劃分部門，建立層層控制的行政管理體系。這就是我國的大部分企業(yè)在改革建立現(xiàn)代企業(yè)制度以前所普遍采用的組織結(jié)構(gòu)。
這種企業(yè)傳統(tǒng)組織的特點相當明顯，管理層次很多。在一個普通的企業(yè)中，從基層的普通員工到位于組織結(jié)構(gòu)頂端的企業(yè)負責人有著眾多的層次，班長、主任、處長、部長、經(jīng)理、廠長等等，還有眾多的副職，這就使得基層的信息要通過一層一層的傳遞才能到達最高的決策者，同時最高決策者的決定也要通過一層一層的傳達才能到達基層，在這個漫長的過程中，信息的誤差和延遲就成了經(jīng)常出現(xiàn)的問題。
但是，層級式組織結(jié)構(gòu)在相對穩(wěn)定的市場環(huán)境中，還是一種效率較高的組織形式。由于我國長期實行計劃經(jīng)濟體制，我國的企業(yè)基本上都是采用這種傳統(tǒng)的組織結(jié)構(gòu)，隨著社會主義市場經(jīng)濟的發(fā)展，企業(yè)在改革的同時，層級式的組織結(jié)構(gòu)開始顯露他的弊端。
(三)層級組織結(jié)構(gòu)的弊端
由于層級式的組織結(jié)構(gòu)是以層級節(jié)制式的組織形式來維護組織的權威性，以組織的規(guī)模和等級來體現(xiàn)官僚組織的優(yōu)越性，因此，導致組織規(guī)模的無限制的膨脹，使企業(yè)組織規(guī)模越來越龐大，企業(yè)管理層次已經(jīng)多得難以有效運作。在很多大型企業(yè)中，決策要通過數(shù)十個甚至更多的管理層最后傳遞到基層的執(zhí)行者，不但時間極其緩慢，而且傳遞過程中的失真和扭曲可想而知。
當社會主義市場經(jīng)濟開始飛速發(fā)展的時候，隨著而來的社會新技術的迅速發(fā)展和普及，社會經(jīng)濟環(huán)境的劇烈變化，致使剛性的層級式組織結(jié)構(gòu)因為其眾多的管理層級喪失了對于環(huán)境變化的適應性。
此外，剛性的層級式組織結(jié)構(gòu)，在面對市場變化低效率的同時，也使得企業(yè)的創(chuàng)新能力低下。層級式的組織結(jié)構(gòu)往往過于極端的理性化，員工只是一個巨大的企業(yè)機器中的附屬品和零件。技術的進步和組織的目標使個人自由必須服從于鐵面無私的工作紀律，人的個性和熱情被壓抑了，隨著組織效率的改進和組織規(guī)章的增多，人的工作變得愈來愈無意義和非人性化了，企業(yè)員工越來越?jīng)]有創(chuàng)新性。層級式的組織在企業(yè)長期的發(fā)展中逐漸機構(gòu)規(guī)模膨脹、人浮于事、缺乏生機和活力，成為難以適應社會發(fā)展的封閉型組織。
三、企業(yè)行政管理效率低下的原因
(一)行政組織機構(gòu)龐大臃腫
我國的企業(yè)行政機構(gòu)過于龐大臃腫，幾度精簡，收益甚微，結(jié)果是“精簡、精簡，有增無減”，沒有必要設立的行政機構(gòu)大量出現(xiàn)。有的企業(yè)中設置的正職、副職的層次有十幾層之多，其很多機構(gòu)設置都是有很大的重復性的，同時其在相關的管理中有很多交叉的地方，使得相關管理責任的推諉，形成了很多管理的失誤問題。同時企業(yè)在擴張或者增加業(yè)務范圍的時候，很多公司都會在行政結(jié)構(gòu)的基礎上增加管理層才維持企業(yè)的穩(wěn)定性，這也是造成企業(yè)行政組織機構(gòu)龐大臃腫的原因之一。近些年來，對企業(yè)的行政管理有很多的理論研究，其最有效的扁平化管理使得企業(yè)行政管理有一個很好的緩沖，能夠使得管理很好的運行。還有些行政系統(tǒng)龐大臃腫，責任分配不清，很多人天天混日子，這樣就會造成企業(yè)的行政能力低下，整個企業(yè)也存在危機。
(二)權力集中缺乏制約
權力過分地高度集中而又缺乏應有的監(jiān)督制約機制，導致一些企業(yè)工作人員官僚主義嚴重，家長制、人身依附等封建主義的影響依然存在，嚴重影響著決策民主化、管理科學化的進程，在很大程度上挫傷企業(yè)員工的積極性，使企業(yè)行政系統(tǒng)缺乏活力和效率。很多的企業(yè)將員工視為企業(yè)的附屬物，知識依附于公司的廉價的勞動力，領導集體才是企業(yè)的中心。企業(yè)領導者采取一種自我投射的方式，用自己的思想指揮和控制員工的勞動行為。員工沒有自己的思想，不能有自己的主張和意見，成為企業(yè)賺得利潤的工具，在這種情況下，企業(yè)的人力資源管理就會表現(xiàn)出無序的狀態(tài)，人與人之間缺乏溝通，很多的員工采取很多非正規(guī)的途徑巴結(jié)拉攏管理者，中層的管理人員形同虛設，正常的信息溝通和渠道被破壞。員工將本應該投入到工作的熱情和精力投入到了對領導的巴結(jié)拉攏之中。這樣一來，企業(yè)經(jīng)營管理紊亂，經(jīng)濟效益每況愈下，企業(yè)員工也沒有任何利益和前途可言，陷入了不良循環(huán)。
(三)行政法律和體制不健全。
行政管理效率低下的根本原因在于行政法律制度不健全，有些行政法規(guī)雖然已經(jīng)制定，但沒有很好的執(zhí)行。現(xiàn)代行政管理需要建立起科學的工作程序和全面規(guī)范的管理規(guī)則。因此，行政管理體制不全，機構(gòu)設置不合理，規(guī)章制度不科學、不完善，以及對現(xiàn)代社會新的科學技術方法推廣應用不力也是不可忽視的原因。在現(xiàn)行的行政管理的相關法律規(guī)章制度中，很多都是根據(jù)理論理想化的進行規(guī)章制定，而沒有對實際情況進行考，通過問題來找到合理的辦法，然后制定相關的規(guī)章制度。而實際中的相關法律的問題使得其推廣應用不力。同時也在行政法律糾紛中也沒有合理的參考依據(jù)，這樣的情況下，讓所有的企業(yè)都會無所適從，在相當一段時間內(nèi)自己去摸索，就形成了今天的情況。任何行政法律的問題，都會按照以往經(jīng)驗來執(zhí)行，而不會去走法律的途徑進行解決問題。
(四)行政機構(gòu)運轉(zhuǎn)不靈、效率低下也是重要原因。
由于部門和環(huán)節(jié)過多，造成行政機構(gòu)某些部位和環(huán)節(jié)運轉(zhuǎn)不靈，往往因扯皮現(xiàn)象導致行政效率低下。主要表現(xiàn)有：解決問題的客觀條件己經(jīng)具備，只因少數(shù)人反對，而長期得不到解決，如已經(jīng)作了正式?jīng)Q定，而且又是正確的，只是觸及到某個部門、單位的利益，這個單位和個人就找借口拒不執(zhí)行上級業(yè)務部門干涉下級政府的政務，造成條塊摩擦現(xiàn)象;行政信息、指令傳遞環(huán)節(jié)多、關卡多、公文旅行、文山會海，本來很快就能解決的問題，一拖再拖，不了了之。這同樣是行政機構(gòu)的龐大臃腫造成的情況。這樣的情況下，企業(yè)的行政機構(gòu)就會運轉(zhuǎn)不靈，效率低下。
(五)行政人員素質(zhì)不高。
企業(yè)行政工作人員的選拔、錄用、培訓、考核、獎懲、升降、淘汰和辭退等人事制度不健全，缺乏必要的競爭、激勵機制。一些行政工作人員思想政治素質(zhì)不高，知識能力素質(zhì)不強，遇事怕負責任和不負責任，合自己利益的就干，不合自己利益的就不干，直接影響著行政效率的提高。目前我國很多的企業(yè)都是從小企業(yè)做起的，在創(chuàng)業(yè)初期員工少，行政管理機制比較簡單，這些人的管理相對比較容易。對管理能力的要求并沒有那么高。在企業(yè)擴張后，這些行政管理者就會進入企業(yè)的高層管理，而因為其本身的行政管理素質(zhì)的問題就會導致管理不力。而還有些時候，企業(yè)擴張后，企業(yè)在招收相關的行政管理人員的時候，沒有嚴格把關，沒有對一些素質(zhì)地下的人員培訓和相關的指導，就會導致整個企業(yè)的行政人員的素質(zhì)低下，而影響企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)。
四、提高我國企業(yè)行政管理效率對策
(一)構(gòu)建有效的管理模式
為保證企業(yè)的長遠發(fā)展，在管理模式的選擇上需根據(jù)企業(yè)自身特點與實際需求而定，科學合理的行政管理模式對于促進行政決策得以有效貫徹有著深遠的意義，因此，企業(yè)在構(gòu)建管理模式使要堅持以科學性與實用性為宗旨，避免盲目的沿用或借用，利用科學的管理模式將企業(yè)內(nèi)部的管理職能進一步強化，從而使行政與管理得到實質(zhì)性的融合，形成一套科學有效的行政管理模式。
對不同的行政管理層次提出不同的重點和要求。上層行政機關的主要活動，是規(guī)劃、決策、控制、溝通等全局性工作，追求的是社會總體效率。重點要從領導方式、決策程序、組織結(jié)構(gòu)、信息反饋、協(xié)調(diào)監(jiān)督等方面改進工作，提高效率。
(二)建立健全企業(yè)規(guī)章制度
行政部門的規(guī)章管理制度時用于監(jiān)督與約束員工行為的有效規(guī)則，同時對于促進企業(yè)運轉(zhuǎn)效率、提高企業(yè)的有效管理也有著深遠的意義。作為一種能夠保障企業(yè)規(guī)范運行、提高企業(yè)發(fā)展效率的有效手段，將企業(yè)規(guī)章管理制度建立與完善便成為了一項勢在必行的工作。
建立健全企業(yè)規(guī)章制度。建立健全和認真執(zhí)行行政部門的各項管理制度、崗位責任制度、工作程序以及一系列規(guī)范化表格、圖表等，從而建立起行政部門的法治秩序。提高行政效率，必須加強行政管理法規(guī)的建設，健全必要的工作制度，以法律和規(guī)章制度的形式促進行政效率的提高。
(三)合理的激勵措施
要達到行政管理效率的最大化，適當?shù)夭捎孟鄳莫劻P策略是有效調(diào)動員工積極性的一大途徑。首先，獎罰戰(zhàn)略可從經(jīng)濟層面入手，根據(jù)員工的績效來予以一定的薪資報酬，對于員工工作中所產(chǎn)生的失誤予以一定的懲罰，將經(jīng)濟效益與員工的工作能力進行捆綁，在調(diào)動員工積極性的同時，也使員工感到自身利益與企業(yè)整體利益的密不可分，從而以最大的精力投入到工作中來。另外，精神層面的激勵也至關重要，在日常工作中可適當給予員工一定的精神激勵，對于工作能力優(yōu)秀的員工進行表揚，使員工工作的熱情與動力得到激發(fā)，從而將自身價值最大化地發(fā)揮出來。獎罰戰(zhàn)略是一項從經(jīng)濟效益層面考慮實用性最強的措施，將其合理運用到實際中不僅能夠使員工的熱情與動力大大增加，同時對于促進企業(yè)效益增長與行政管理效率提高也有著重要的意義。
提高企業(yè)行政管理人員的素質(zhì)。每一個行政工作人員都必須努力提高自身素質(zhì)，使自己的能力和水平不斷得到提高。作為企業(yè)行政管理人員，應該是知識水平高，各方面素質(zhì)優(yōu)良的公共管理者。企業(yè)行政人員素質(zhì)的提高可以提高組織管理的有效性，能夠?qū)崿F(xiàn)科學而又藝術的管理。經(jīng)濟的全球化企業(yè)行政管理人員在未來的管理中必須有國際眼光，熟悉國際游戲規(guī)則，適應國際競爭的需要。
(四)引入科學的企業(yè)管理方法
為促使員工的業(yè)績保持在穩(wěn)定增長的水平，企業(yè)可打破傳統(tǒng)行政管理的僵局，引入績效考核、目標管理的相關管理方法進行企業(yè)管理。在以往的企業(yè)行政管理模式中，通常僅僅將重點放在行政命令的執(zhí)行上，而忽視了如何調(diào)動員工執(zhí)行的積極性，直接導致了員工在執(zhí)行決策的時候無動力驅(qū)使，造成管理效率的下降。針對這一弊端，企業(yè)可結(jié)合自身特色及實際情況而定，設置績效考核平臺，同時將績效考核標準進一步完善，給予企業(yè)員工一個開放且公平的競爭平臺，從而將員工的積極性大大提高上來�；谄髽I(yè)高效運轉(zhuǎn)的根本需求，通過此類科學合理的企業(yè)管理方法來進行企業(yè)管理，不僅能夠在一定程度上實現(xiàn)企業(yè)運行效率的加速提高，同時對于企業(yè)行政部門管理效率也有著重要的促進作用。
結(jié)論
企業(yè)行政管理是企業(yè)生存發(fā)展的重要影響因素之一。企業(yè)行政管理效率的高低將直接影響企業(yè)的各項工作的開展"但是，當前我國企業(yè)行政管理存在著機構(gòu)龐大臃腫、權力集中缺乏制約、企業(yè)行政管理人員觀念陳舊保守、運轉(zhuǎn)不靈、效率低下、人員素質(zhì)良莠不齊等問題。這些問題的產(chǎn)生是由于缺乏經(jīng)濟效益觀念、行政法律和體制不健全、舊觀念的束縛等原因造成的。實踐中，我們要充分運用先進的企業(yè)行政管理方法，盡量適應企業(yè)員工的需要和特點，顧及社會因素及其各方面的影響，努力健全企業(yè)規(guī)章制度，大力提高企業(yè)行政管理人員的素質(zhì)，充分發(fā)揮和利用人的內(nèi)在潛能，獲得最好的管理效果。本文首先對企業(yè)行政管理的現(xiàn)狀及行政組織結(jié)構(gòu)進行闡述，同時對企業(yè)的行政管理效率低下的原因進行分析，然后對提高我國企業(yè)的行政管理效率提出相應對策建立。以期能夠?qū)ξ覈钠髽I(yè)的行政效率的提升有借鑒作用。
來源：深刻夏季
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