為了解決中國(guó)企業(yè)行政管理現(xiàn)存的一些問題,有必要在考慮企業(yè)的實(shí)際需要和企業(yè)行政管理的特點(diǎn)的基礎(chǔ)上選擇合適的企業(yè)行政管理模式。企業(yè)行政管理必須時(shí)刻著眼于為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益服務(wù),這要求企業(yè)行政管理部門甘當(dāng)幕后英雄。企業(yè)行政管理的理想境界應(yīng)該是“潤(rùn)物細(xì)無聲”。企業(yè)行政管理部門應(yīng)該像一部自動(dòng)化程度很高的機(jī)器,這頭原料(任務(wù))進(jìn)去,那頭成品(結(jié)果)出來;其中的許許多多曲曲折折,都消化在行政體系之內(nèi),切忌為自己評(píng)功擺好,四處張揚(yáng),特別是不能把自身變成“門難進(jìn),臉難看,事難辦”的官府衙門。
還必須強(qiáng)化企業(yè)行政管理部門的企業(yè)管理職能。社會(huì)上許多企業(yè)都設(shè)有企業(yè)管理部,但由于很大一部分企業(yè)管理職能往往還保留在企業(yè)行政管理部門,“企管口”和“行政口”二者的職能往往發(fā)生重疊和沖突。在此情況下,企業(yè)管理部實(shí)際上只起到了一個(gè)類似“法規(guī)處”的作用,在管理制度的執(zhí)行上并無權(quán)威;而行政管理部門又被削弱了管理職能,淪為“總務(wù)處”。為了避免這種互相重疊和沖突造成的互相削弱,“行政口”與“企管口”必須合而為一,要將一般企業(yè)的“企業(yè)管理部”的職能注入企業(yè)行政管理部門,強(qiáng)化其企業(yè)管理職能。
再者,如果只是一般地要求企業(yè)行政管理部門深入各業(yè)務(wù)部門,增強(qiáng)為企業(yè)第一線服務(wù)的觀念,克服衙門習(xí)氣和老爺作風(fēng),恐怕難收實(shí)效。因?yàn)槠髽I(yè)行政管理人員如果沒有一個(gè)切入口介入各業(yè)務(wù)部門的工作,會(huì)感覺“師H{無名”,難以著手;如果介入得比較生硬,還會(huì)干擾各業(yè)務(wù)部門的正常工作,引起各業(yè)務(wù)部門的反感和排斥。強(qiáng)化企業(yè)行政管理部門的管理職能后,企業(yè)行政管理部門深入各業(yè)務(wù)部門工作,就成了自然而然、順理成章的事情。企業(yè)行政管理部門為了使制訂的管理制度符合實(shí)際并切實(shí)可行,為了考察各業(yè)務(wù)部門執(zhí)行制度的情況,為了使管理能夠切實(shí)有益于各部門的業(yè)務(wù),就必須要深入跟蹤各部門業(yè)務(wù)的進(jìn)展,并與各業(yè)務(wù)部門保持良好的合作關(guān)系。由此,企業(yè)行政管理部門在通過強(qiáng)化管理職能而深入了各業(yè)務(wù)部門工作之后,也就能把其工作做得更好。比如,由于深入了各業(yè)務(wù)部門,對(duì)于各業(yè)務(wù)部門人員的工作表現(xiàn)和工作能力就會(huì)了解得更多、更深入,這對(duì)搞好人員考核和任用顯然有很大助益。又如,企業(yè)行政管理人員在深入業(yè)務(wù)中可以從企業(yè)管理的角度為各業(yè)務(wù)部門出謀劃策,做好上下溝通和跨部門協(xié)調(diào)等等,這能解決各業(yè)務(wù)部門自身難以解決的一些問題,甚至起到企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)都難以起到的作用,等等。這一切都有利于搞好企業(yè)行政管理部門自身與各業(yè)務(wù)部門的協(xié)調(diào),改善雙方的關(guān)系,改善企業(yè)行政管理部門的形象。
目前中國(guó)企業(yè)行政管理中的“游擊作風(fēng)”、“打亂仗”的現(xiàn)象是我們應(yīng)當(dāng)大力反對(duì)的。這種現(xiàn)象反映的實(shí)質(zhì)就是企業(yè)的管理體系混亂。企業(yè)行政管理是企業(yè)內(nèi)部管理不可缺少的一部分,如果沒有健全有效的內(nèi)部管理,企業(yè)的制定的各項(xiàng)規(guī)章制度就不可能得到很好的執(zhí)行,經(jīng)營(yíng)者也不可能及時(shí)的發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的失誤,從而給企業(yè)帶來敗局。所以為了改變這種現(xiàn)狀,企業(yè)行政管理的核心應(yīng)該在于設(shè)置合理有效的行政管理規(guī)章制度和結(jié)構(gòu)體制,使各部門各崗位在行政管理工作的協(xié)調(diào)下處于良好的運(yùn)作狀態(tài)。因?yàn)?ldquo;社會(huì)生活最重要的方面——我們需要的與其說是最好的人,還不如說是好的制度”。在企業(yè)行政管理的具體工作中,上下級(jí)和各崗位之間不但要分工明確,還要明確應(yīng)有其職責(zé)權(quán)力,使職責(zé)不會(huì)被推委,也不會(huì)被包攬。
企業(yè)行政管理必須時(shí)刻著眼于為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益服務(wù),反對(duì)“為管理而管理”;必須堅(jiān)決擯棄形式主義,切實(shí)講究實(shí)效;必須大力講究勤儉節(jié)約,反對(duì)大手大腳;必須根據(jù)企業(yè)實(shí)際需要和可能采取靈活變通的方式方法,一切以企業(yè)利益為最高原則,反對(duì)泥古不化、因循守舊。同時(shí),要聯(lián)系實(shí)際加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè),培養(yǎng)企業(yè)行政管理人員的責(zé)任意識(shí)和忠誠(chéng)感,提高他們的職業(yè)道德素質(zhì),使他們以身作則,帶頭遵守企業(yè)的規(guī)章制度;要深入各業(yè)務(wù)部門了解情況,制訂符合實(shí)際并切實(shí)可行的管理制度,其中包括建立業(yè)績(jī)考評(píng)制度,以提高企業(yè)行政管理人員的業(yè)務(wù)能力;要根據(jù)日常實(shí)際工作的特點(diǎn),選拔有耐心的、有服務(wù)意識(shí)的企業(yè)行政管理人員。
構(gòu)建企業(yè)行政管理的權(quán)力體系,設(shè)計(jì)企業(yè)行政架構(gòu)。企業(yè)行政架構(gòu)的設(shè)計(jì)與應(yīng)時(shí)而變是企業(yè)行政管理的核心內(nèi)容,這一問題主要涉及企業(yè)組織的概念、類型、治理結(jié)構(gòu)、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)的原理和內(nèi)容、企業(yè)組織力量的整合、行政流程的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)、職能分解、崗位設(shè)置、人事相合等。
構(gòu)建企業(yè)行政管理的技術(shù)體系,企業(yè)行政管理需要技術(shù)支撐。包括:(1)企業(yè)行政管理中的領(lǐng)導(dǎo)與管理,這部分是關(guān)于在組織中行政管理人員如何進(jìn)行有效領(lǐng)導(dǎo)與管理的內(nèi)容;(2)企業(yè)行政管理中的溝通與協(xié)調(diào);(3)企業(yè)行政控制與監(jiān)督。
構(gòu)建企業(yè)行政管理的事務(wù)體系,事務(wù)管理是企業(yè)行政管理的重要組成部分。構(gòu)建企業(yè)行政管理新體系離不開其事務(wù)體系的構(gòu)建。企業(yè)行政管理的事務(wù)體系包括辦公室管理、文書檔案管理、會(huì)議管理、總務(wù)后勤管理、企業(yè)行政信息系統(tǒng)管理,等等。
綜上所述,要做好企業(yè)行政管理工作,不但要有與本企業(yè)實(shí)際情況相符合的、規(guī)范的企業(yè)行政管理模式,做到有章可循,有條可依,還有要良好的人文環(huán)境、工作環(huán)境和企業(yè)行政管理體系,這樣的企業(yè)的行政管理工作才能雜而不亂、繁而不煩、張弛有度。
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