實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路和對(duì)策分析
伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，現(xiàn)如今我國(guó)企業(yè)辦公室建設(shè)也取得了創(chuàng)新性的發(fā)展。對(duì)于企業(yè)辦公室來(lái)講屬于企業(yè)開(kāi)展管理工作的一個(gè)重要場(chǎng)所，能夠?qū)ζ髽I(yè)的正常運(yùn)行以及快速發(fā)展產(chǎn)生非常重要的價(jià)值和作用。所以企業(yè)辦公室行政管理屬于每一個(gè)企業(yè)以及單位必須要開(kāi)展的工作，在時(shí)代發(fā)展的強(qiáng)力推動(dòng)下，精細(xì)化管理成為目前企業(yè)辦公室行政管理的一個(gè)重要發(fā)展方向。因此，本文便針對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路以及對(duì)策做出分析和探討。
關(guān)鍵詞：分析探討;企業(yè)辦公室;精細(xì)化思路;行政管理;對(duì)策研究
對(duì)于行政管理來(lái)講，其屬于一個(gè)企業(yè)日常管理工作中非常重要的組成內(nèi)容，能夠?qū)ζ髽I(yè)正常運(yùn)行以及高效發(fā)展產(chǎn)生重要的影響。所以，在新時(shí)代，企業(yè)應(yīng)給予辦公室行政管理工作改革以及創(chuàng)新足夠的重視，采用各種有效措施來(lái)不斷提升企業(yè)行政工作的管理質(zhì)量以及管理效率，促使企業(yè)辦公室行政管理工作能夠不斷地向著精細(xì)化管理方向發(fā)展。對(duì)于行政管理精細(xì)化發(fā)展來(lái)講，其不但能夠有效提升員工自身的工作質(zhì)量以及工作效率，同時(shí)也屬于時(shí)代發(fā)展背景下行政工作的一個(gè)主要發(fā)展趨勢(shì)，其不但能夠?yàn)槠髽I(yè)節(jié)省各方面的資源，還能夠推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。
一、針對(duì)企業(yè)辦公室行政管理的作用分析
(1)具備策劃作用
與企業(yè)當(dāng)中的領(lǐng)導(dǎo)層相比，辦公室當(dāng)中的行政管理人員所能夠接觸到企業(yè)基層的機(jī)會(huì)更多，所以行政管理人員對(duì)企業(yè)當(dāng)中各項(xiàng)信息以及資料的了解和掌握也相對(duì)更為全面一些，從而能夠更好地輔助企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層做出更多更為準(zhǔn)確科學(xué)的決策，進(jìn)而能夠充分發(fā)揮出出謀劃策的作用[1]。不過(guò)這種策劃作用并不是取代領(lǐng)導(dǎo)層而擅自做出某種決定，其主要凸顯在輔助性作用方面，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)層做出各項(xiàng)決策提供相應(yīng)的信息以及建議作為參考，進(jìn)而促使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層做出的各項(xiàng)決策，能夠貼合企業(yè)實(shí)際情況，保證各項(xiàng)決策的適用性以及有效性。
(2)具備協(xié)調(diào)作用
對(duì)于企業(yè)辦公室行政管理工作來(lái)講，其還呈現(xiàn)出了非常強(qiáng)的協(xié)調(diào)作用。在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中，通常都需要各個(gè)部門(mén)以及各個(gè)人員之間的協(xié)調(diào)發(fā)展，需要盡量避免各個(gè)部門(mén)或者各個(gè)人員之間產(chǎn)生沖突以及矛盾，使其能夠切實(shí)圍繞企業(yè)自身發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)不斷提供自身應(yīng)有的服務(wù)。企業(yè)辦公室行政管理工作便能夠?qū)Υ税l(fā)揮出強(qiáng)有力的協(xié)調(diào)作用，其能夠通過(guò)對(duì)不同部門(mén)的任務(wù)以及職責(zé)的有效分析，利用行政管理手段對(duì)各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系進(jìn)行調(diào)節(jié)以及及時(shí)作出有效溝通，進(jìn)而為企業(yè)健康穩(wěn)定的運(yùn)行發(fā)展提供一份保障。
(3)具備整理管理作用
企業(yè)辦公室行政管理工作還能夠在企業(yè)實(shí)際運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮出整理以及管理作用，且屬于企業(yè)各項(xiàng)工作順利開(kāi)展的一個(gè)重要基礎(chǔ)條件。例如：企業(yè)在實(shí)際運(yùn)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程當(dāng)中所涉及到的各種檔案資料等，便需要相關(guān)行政管理人員來(lái)進(jìn)行詳細(xì)的分類以及整理。除此之外，企業(yè)在開(kāi)展各種會(huì)議的過(guò)程中，也需要相關(guān)行政管理人員的有效參與，同時(shí)結(jié)合會(huì)議開(kāi)展的實(shí)際需求，來(lái)對(duì)會(huì)議流程作出科學(xué)合理的設(shè)置，并且對(duì)出席會(huì)議的相關(guān)人員作出相應(yīng)的服務(wù)以及管理，從而促使企業(yè)的各種會(huì)議能夠順利有序地開(kāi)展下去。
二、針對(duì)目前企業(yè)辦公室行政管理存在的相關(guān)問(wèn)題分析
(1)行政辦公制度不夠完善
任何企業(yè)單位當(dāng)中的各個(gè)部門(mén)都必須要有相應(yīng)的規(guī)章制度，才能夠保證各個(gè)部門(mén)的工作得以順利高效地開(kāi)展，從而更好地為企業(yè)做出服務(wù)。而管理制度的合理性以及完整性則是保證辦公室行政管理工作順利開(kāi)展的一個(gè)重要條件。從現(xiàn)狀來(lái)看，部分企業(yè)在實(shí)際運(yùn)行的過(guò)程中較為缺乏一個(gè)完整的行政辦公制度，這使得辦公室行政管理工作的實(shí)際質(zhì)量以及效率都不高。甚至部分企業(yè)單位并沒(méi)有結(jié)合辦公室行政管理工作的性質(zhì)來(lái)制定一個(gè)有別于其他部門(mén)的規(guī)章制度，所施行的制度也和其他部門(mén)大同小異，缺乏良好的針對(duì)性，同時(shí)實(shí)用性以及操作性都不夠強(qiáng)，這對(duì)企業(yè)辦公室行政管理工作的高效開(kāi)展產(chǎn)生了極為不利的影響。
(2)各部門(mén)之間的協(xié)同性相對(duì)較差
對(duì)于企業(yè)辦公室行政管理工作來(lái)講，其實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中需要企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部門(mén)以及各個(gè)工作人員積極有效的配合、溝通以及合作才可以順利高效的完成，所以企業(yè)辦公室行政管理工作并不是一個(gè)人以及一個(gè)部門(mén)能夠獨(dú)立完成的。從現(xiàn)狀來(lái)看，很多企業(yè)單位在實(shí)際開(kāi)展行政管理工作的過(guò)程中，存在部分員工以及部門(mén)缺乏較為良好的協(xié)作能力，難以開(kāi)展有效的交流和溝通，更缺乏較為良好的合作意識(shí)，在工作過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，往往容易出現(xiàn)互相推諉的現(xiàn)象，這使得辦公室行政管理工作質(zhì)量以及效率難以得到有效提升，從而促使企業(yè)的管理成本在一定程度上不斷增加。
(3)相關(guān)工作人員自身綜合素質(zhì)相對(duì)較低
從現(xiàn)狀來(lái)看，在部分企業(yè)當(dāng)中，存在相關(guān)行政管理人員綜合素質(zhì)偏低的問(wèn)題，難以勝任企業(yè)辦公室行政管理這份工作。由于辦公室工作存在著一定的特殊性，所以很容易導(dǎo)致一些工作在出現(xiàn)問(wèn)題后沒(méi)有具體的責(zé)任人可以進(jìn)行追究，這便導(dǎo)致在此類問(wèn)題出現(xiàn)時(shí)，企業(yè)辦公室行政管理人員難以及時(shí)有效地對(duì)相應(yīng)問(wèn)題進(jìn)行解決，同時(shí)由于部分員工綜合素質(zhì)相對(duì)較低，缺乏較為良好的責(zé)任感以及主人翁意識(shí)，所以在面對(duì)這種沒(méi)有明確責(zé)任的問(wèn)題時(shí)，往往也容易抱著不夠積極的心態(tài)來(lái)進(jìn)行處理，最終的結(jié)果便是問(wèn)題解決的不夠徹底，逐漸形成問(wèn)題堆積，進(jìn)而引發(fā)更多更大的問(wèn)題產(chǎn)生，這對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)行產(chǎn)生了極為不利的影響。
除此之外，由于企業(yè)辦公室行政管理人員的綜合素質(zhì)相對(duì)較低，導(dǎo)致其缺乏較為良好的精細(xì)化管理意識(shí)，這使得在各種辦公室制度以及規(guī)定進(jìn)行制定的過(guò)程中，難以具體全面地考慮相應(yīng)的完善內(nèi)容，更難以細(xì)致客觀地分析和統(tǒng)計(jì)出目前行政管理工作存在的問(wèn)題以及不足之處，進(jìn)而對(duì)精細(xì)化管理的實(shí)施產(chǎn)生了不利影響。
三、針對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路分析
(1)注重提升管理者對(duì)精細(xì)化的重視程度
對(duì)于管理者來(lái)講，其對(duì)企業(yè)正常運(yùn)行能夠產(chǎn)生至關(guān)重要的作用，其屬于企業(yè)發(fā)展方向的制定者以及引領(lǐng)者，唯有企業(yè)管理者擁有良好的行政管理精細(xì)化意識(shí)，才可以保證企業(yè)辦公室行政管理工作實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理，才能夠切實(shí)有效地制定出相應(yīng)的制度以及規(guī)定，同時(shí)對(duì)各項(xiàng)制度以及規(guī)定的確切實(shí)施做好監(jiān)管工作[2]。因此，注重不斷提升企業(yè)管理者對(duì)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的重視程度，屬于實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室精細(xì)化行政管理的一個(gè)前提條件。
(2)注重制定精細(xì)化的管理制度
通過(guò)科學(xué)合理地制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度以及打造完整的管理流程，能夠有效幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化管理。一個(gè)較為完善健全的精細(xì)化管理制度能夠有效約束相關(guān)工作人員的思想和行為促使其能夠更好地開(kāi)展自身的本職工作，同時(shí)還能夠有效激發(fā)和調(diào)動(dòng)員工的工作熱情以及積極性，促使員工為企業(yè)發(fā)展提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。所以，企業(yè)必須要注重建立健全一套科學(xué)合理的精細(xì)化管理制度，使其成為相關(guān)工作人員的思想以及行為的重要依據(jù)。通過(guò)精細(xì)化管理制度的構(gòu)建能夠保證企業(yè)的各項(xiàng)工作可以更加順暢地開(kāi)展下去，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)不斷向著更為健康優(yōu)質(zhì)的方向發(fā)展。
(3)注重運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù)
伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，從現(xiàn)狀來(lái)看，各種現(xiàn)代化信息技術(shù)以及人工智能技術(shù)等都已經(jīng)越發(fā)成熟，而且功能方面也越發(fā)強(qiáng)大，其能夠?qū)σ粋�(gè)企業(yè)的健康發(fā)展以及有效運(yùn)營(yíng)產(chǎn)生良好的推動(dòng)作用。因此，企業(yè)應(yīng)該注重將各種先進(jìn)的現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到企業(yè)辦公室行政管理工作中來(lái)，以此來(lái)提升行政管理的精細(xì)化程度，促使行政管理工作效率以及工作質(zhì)量能夠不斷提高，進(jìn)而有效推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。
四、針對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的對(duì)策分析
(1)注重積極推行精細(xì)化管理制度
對(duì)于企業(yè)來(lái)講，為了實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理的精細(xì)化，便需要注重結(jié)合自身的實(shí)際發(fā)展情況，來(lái)構(gòu)建一個(gè)完善的精細(xì)化管理制度，以此來(lái)為行政管理工作提供一份重要的支持以及保障[3]。對(duì)此，企業(yè)當(dāng)中的管理人員需要對(duì)一些較為先進(jìn)的精細(xì)化管理理念進(jìn)行學(xué)習(xí)和借鑒，以此來(lái)保證自身企業(yè)精細(xì)化制度的科學(xué)性，同時(shí)在以往較為傳統(tǒng)的精細(xì)化管理理念以及制度的基礎(chǔ)上，做出有效改進(jìn)以及完善，促使其能夠成為符合自身企業(yè)實(shí)際情況的標(biāo)準(zhǔn)精細(xì)化管理制度，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)各項(xiàng)管理工作以及任務(wù)的有效細(xì)分。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該注重大力推行精細(xì)化管理制度，過(guò)程中應(yīng)做好相應(yīng)的細(xì)節(jié)處理工作，結(jié)合管理任務(wù)、管理目標(biāo)來(lái)對(duì)相關(guān)行政工作人員的管理職責(zé)進(jìn)行明確詳細(xì)的劃分，以此來(lái)保證相關(guān)工作人員在實(shí)際開(kāi)展行政管理工作的過(guò)程中，能夠有章可依、有規(guī)可循，進(jìn)而科學(xué)有效地實(shí)施精細(xì)化以及規(guī)范化的行政管理工作。另外，在對(duì)精細(xì)化管理制度進(jìn)行制定的過(guò)程當(dāng)中，企業(yè)還應(yīng)該注重鼓勵(lì)和引導(dǎo)廣大員工積極進(jìn)行參與，為精細(xì)化管理制度的構(gòu)建獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，以此來(lái)保證精細(xì)化管理制度制定的合理性以及適應(yīng)性。
(2)注重細(xì)化崗位職責(zé)
對(duì)于企業(yè)辦公室行政管理工作的精細(xì)化來(lái)講，需要企業(yè)在日常工作當(dāng)中注重建立健全相應(yīng)的考核標(biāo)準(zhǔn)，利用考核制度以及獎(jiǎng)懲制度來(lái)對(duì)相關(guān)工作人員的思想以及行為作出有效約束，并且利用考核制度當(dāng)中的考核內(nèi)容以及考核目標(biāo)來(lái)細(xì)化辦公室人員的具體工作職責(zé)[4]。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)該結(jié)合行政工作的具體內(nèi)容、任務(wù)以及目標(biāo)等方面來(lái)制定一個(gè)較為明確詳細(xì)的員工職責(zé)說(shuō)明書(shū)，促使相關(guān)辦公室人員能夠在開(kāi)展相關(guān)工作以及執(zhí)行相關(guān)任務(wù)的時(shí)候可以充分意識(shí)到自身的職責(zé)以及權(quán)限，進(jìn)而更為規(guī)范化以及精細(xì)化地做好相應(yīng)的工作以及任務(wù)。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該注重做好辦公室當(dāng)中各個(gè)崗位的調(diào)研以及分析工作，以此來(lái)不斷完善各個(gè)員工的崗位職能，從而實(shí)現(xiàn)辦公室員工崗位職責(zé)的精細(xì)化管理，這對(duì)于提升行政管理的精細(xì)化程度有著良好的促進(jìn)作用，同時(shí)相關(guān)管理人員還應(yīng)結(jié)合企業(yè)自身實(shí)際發(fā)展情況，分階段分層次地對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行整合，從而實(shí)現(xiàn)崗位方面的精細(xì)化調(diào)整。
(3)注重提升行政工作者的綜合能力
對(duì)于企業(yè)辦公室行政管理工作來(lái)講，其工作內(nèi)容相對(duì)較為瑣碎，雖然整體上看來(lái)相對(duì)較為簡(jiǎn)單，不過(guò)卻對(duì)相關(guān)工作人員的耐心以及細(xì)心有著較高的要求，同時(shí)在實(shí)際開(kāi)展行政管理工作的時(shí)候還需要各個(gè)部門(mén)以及員工的有效溝通與協(xié)作，才能夠保證行政管理工作的順利開(kāi)展。所以，企業(yè)為了實(shí)現(xiàn)行政管理的精細(xì)化，便需要注重做好相關(guān)工作人員的綜合能力培養(yǎng)教育工作，利用請(qǐng)進(jìn)來(lái)、走出去的方式來(lái)不斷促使相關(guān)工作人員的專業(yè)知識(shí)以及專業(yè)素質(zhì)得以不斷提升，保證其能夠在完成自身工作職責(zé)的同時(shí)，還能夠結(jié)合行政管理工作的實(shí)際需求，不斷優(yōu)化和提升自身與其他部門(mén)以及工作人員的溝通能力以及配合能力，從而促使其綜合素質(zhì)可以不斷提升。此外，企業(yè)還應(yīng)該要求以及幫助相關(guān)工作人員樹(shù)立一個(gè)良好的學(xué)習(xí)以及工作態(tài)度，使其能夠不斷充實(shí)和提升自身的管理知識(shí)以及管理技能，以此來(lái)保證辦公室行政精細(xì)化管理得以順利高效地開(kāi)展下去。
(4)注重對(duì)人工智能技術(shù)的應(yīng)用
為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化，企業(yè)還必須要注重加強(qiáng)內(nèi)部相關(guān)輔助體系的建設(shè)力度，其不但要對(duì)信息化系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和升級(jí)，還應(yīng)該注重對(duì)各種現(xiàn)代化信息技術(shù)以及人工智能技術(shù)進(jìn)行有效應(yīng)用，以此來(lái)提升企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化水平。
例如：利用釘釘、極企以及控客等軟件來(lái)建立辦公室智能中樞，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)人與設(shè)備以及設(shè)備和設(shè)備之間的連接，從而來(lái)幫助行政管理人員能夠無(wú)感協(xié)同地連接辦公室當(dāng)中的各項(xiàng)設(shè)備以及工作人員，從而達(dá)到互相協(xié)調(diào)以及互相協(xié)同的目的，進(jìn)而有效提升行政管理工作效率以及質(zhì)量。
此外，目前，百度打造了新一代人工智能辦公平臺(tái)“如流”。對(duì)于如流這個(gè)平臺(tái)來(lái)講，其擁有著三條智能辦公流，其中的“通訊流”便對(duì)實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化有著良好的促進(jìn)作用。在企業(yè)辦公室日常工作當(dāng)中，會(huì)頻繁地產(chǎn)生同事之間、員工與上級(jí)之間以及與客戶之間的溝通和交流，這個(gè)過(guò)程中避免不了各種信息的傳遞，而信息能否精準(zhǔn)傳達(dá)到位，通常能夠?qū)贤ńY(jié)果產(chǎn)生重要影響。對(duì)于“如流”的通訊流來(lái)講，其便承接著企業(yè)日常溝通的各項(xiàng)需求，例如：日常對(duì)話，其能夠借助語(yǔ)音識(shí)別以及翻譯技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)近三十種語(yǔ)言的智能翻譯功能，同時(shí)還具備著上線發(fā)送回執(zhí)以及回復(fù)特定消息等各項(xiàng)實(shí)用小功能，可以切實(shí)保證辦公室行政管理工作中各項(xiàng)信息傳遞更加精準(zhǔn)到位，這對(duì)于實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化有著非常重要的促進(jìn)作用。
結(jié)語(yǔ)：綜上所述，伴隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)以及科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化發(fā)展已經(jīng)成為一個(gè)必然趨勢(shì)，因此作為企業(yè)應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，對(duì)自身行政管理工作作出有效的改良和創(chuàng)新，對(duì)此，應(yīng)注重建立和推行精細(xì)化管理制度、注重細(xì)化崗位職責(zé)、注重提升行政工作者的綜合能力以及注重對(duì)人工智能技術(shù)的有效應(yīng)用，如此才能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)辦公室行政管理的精細(xì)化，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)實(shí)現(xiàn)健康長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。
來(lái)源：經(jīng)理人網(wǎng)
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