企業(yè)初創(chuàng)期行政管理要點(diǎn)梳理

企業(yè)從無到有，從小到大，行政管理貫穿始終。隨著企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展，行政管理的作用和權(quán)重日益凸顯。在創(chuàng)業(yè)初期，行政管理建議抓好以下要點(diǎn)。

1、辦公場(chǎng)所：選址、建設(shè)(租賃)、裝修、規(guī)劃、工位管理(固定資產(chǎn)-辦公桌椅等)、搬遷等;

2、辦公環(huán)境：衛(wèi)生(保潔)、照明、空調(diào)、溫濕度、綠植、開水間、衛(wèi)生間等公共空間管理、水電暖報(bào)修、安全管理;

3、采購(gòu)管理(買進(jìn))：報(bào)銷型小型采購(gòu)——采購(gòu)、報(bào)銷、記賬;

合同型對(duì)公采購(gòu)——采購(gòu)申請(qǐng)、詢價(jià)比價(jià)、確定供應(yīng)商、合同審定、簽合同打款、驗(yàn)收、支付尾款、記賬;

4、資產(chǎn)管理(維護(hù))：入庫、領(lǐng)用、維護(hù)維修、盤點(diǎn)、報(bào)廢;

5、IT運(yùn)維：電腦調(diào)試、各類電腦集電器設(shè)備故障維修維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、網(wǎng)盤管理、企業(yè)郵箱管理，網(wǎng)站、公眾號(hào)運(yùn)營(yíng)維護(hù);

6、工商證照：工商證照注冊(cè)、變更、維護(hù)及管理等、其他資質(zhì)證照的辦理、維護(hù)及管理等、印章管理;

7、其他事物：接待、會(huì)議、差旅、快遞、通知通告、員工工牌、胸牌、名片等;

8、科技項(xiàng)目：項(xiàng)目規(guī)劃、項(xiàng)目立項(xiàng)、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目維護(hù)驗(yàn)收;

9、員工活動(dòng)：下午茶、生日會(huì)、團(tuán)建、傳統(tǒng)節(jié)日福利、紀(jì)念日等;

10、員工關(guān)懷：節(jié)日福利禮品、優(yōu)惠商家洽談、投訴建議;

11、供應(yīng)商管理：按程序、按對(duì)象;

12、行政費(fèi)用管理：預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算分析、預(yù)算控制;

13、制度流程：制度規(guī)定、工作流程、執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn);

14、團(tuán)隊(duì)建設(shè)：部門工作職責(zé)梳理、部門工作分配協(xié)調(diào)、人員規(guī)劃指導(dǎo)。

以上14個(gè)方面有先后順序之分，前面的模塊(1-7)主要適用于初創(chuàng)的企業(yè)，伴隨企業(yè)的發(fā)展完善，后續(xù)的模塊(8-14)權(quán)益比重將會(huì)更加重要。

下面逐一進(jìn)行說明：

1.辦公空間(建立)：屬于物理空間的建立階段，一個(gè)公司的成立，首先要有一個(gè)地址，用于注冊(cè)以及辦公，所以放在最前面，當(dāng)然現(xiàn)在各種共享辦公興起，在規(guī)模很小的時(shí)候，可以考慮租用共享空間，拎包入住，但只要稍微大點(diǎn)，基本都會(huì)有自己的辦公室，這就涉及到相應(yīng)的選址、租賃、裝修、工位、及搬遷等事宜，當(dāng)然，公司規(guī)模越大，人數(shù)越多，相應(yīng)的事情就越復(fù)雜，在一些大企業(yè)也叫空間規(guī)劃 ，有專門的基建部門，在這里面又?jǐn)?shù)裝修涉及的事項(xiàng)以及坑最多，所謂沒做過裝修的行政，就不是好行政。

2.辦公環(huán)境(維護(hù))：如果說辦公空間屬于前期的實(shí)體空間的建立階段，這個(gè)模塊就是針對(duì)這個(gè)空間的維護(hù)階段，最基本的環(huán)境衛(wèi)生保潔，根據(jù)場(chǎng)地的大小及頻次等，可以找小時(shí)工、外包保潔以及全職保潔;照明主要是整個(gè)辦公場(chǎng)所的照明環(huán)境，涉及燈、窗戶、玻璃隔斷等相關(guān);空氣因素在北方地區(qū)相對(duì)關(guān)注，霧霾天氣多，一般需安裝新風(fēng)系統(tǒng);溫濕度主要指空調(diào)相關(guān)的東西;綠植指整個(gè)辦公環(huán)境的綠植擺放、維護(hù)，一般由第三方租賃公司提供，費(fèi)用也不貴;有條件的公司一般會(huì)有茶水間，需日常對(duì)相應(yīng)的飲用水、咖啡、茶等沖泡用品及機(jī)器進(jìn)行更換維護(hù);報(bào)修也即整個(gè)辦公空間內(nèi)一些基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的故障報(bào)修，如燈壞了，衛(wèi)生間堵了，需報(bào)給相應(yīng)的物業(yè)方或者公司內(nèi)的維修人員;安全管理主要涉及日常的用電、消防、財(cái)產(chǎn)、人身安全等防護(hù)，同時(shí)信息化安全也開始越發(fā)重要。

3.采購(gòu)管理(買進(jìn))：該模塊主要指公司的行政采購(gòu)，從對(duì)象上來劃分既有買進(jìn)各種有形的物品，如電腦等固定資產(chǎn)，也有無形的各類服務(wù)采購(gòu)，比如科技項(xiàng)目代理申請(qǐng);根據(jù)采購(gòu)方法的不同，分為兩種，一是報(bào)銷型的小額采購(gòu)，如下午茶、臨時(shí)的辦公用品等，此類采購(gòu)一般由行政人員通過個(gè)人賬戶先行購(gòu)買，事后憑發(fā)票進(jìn)行報(bào)銷，不過為了解決資金周轉(zhuǎn)的問題，一般公司都會(huì)提供備用金(切記，公司的采購(gòu)盡量不要用自己的信用卡或者花唄等信用賬戶來購(gòu)買，表面上可以通過快速報(bào)銷實(shí)現(xiàn)套現(xiàn)，但對(duì)于收不住手的人，這將是個(gè)大坑，容易造成債臺(tái)高筑)，另一種就是金額較大的合同型對(duì)公采購(gòu)，此類金額一般偏大，需要走合同的形式，然后通過財(cái)務(wù)對(duì)公打款，比如辦公家具、電腦等固定資產(chǎn)，此類采購(gòu)關(guān)注點(diǎn)在于供應(yīng)商的選擇、合同談判、以及到貨驗(yàn)收等。

4.資產(chǎn)管理(維護(hù)):主要是針對(duì)固定資產(chǎn)的管理及維護(hù)，日耗品(筆、本子等)的管理相對(duì)簡(jiǎn)單，最簡(jiǎn)單的是隨用隨領(lǐng)，也有的公司采用按月補(bǔ)貼的形式，或者按部門定期領(lǐng)用的形式;固定資產(chǎn)的管理除了最開始的采購(gòu)?fù)�，后續(xù)基本分5個(gè)階段，入庫-資產(chǎn)到貨后進(jìn)行驗(yàn)收編碼貼標(biāo)簽入庫;領(lǐng)用-使用人員辦理領(lǐng)用出庫手續(xù);維修維護(hù)-日常對(duì)相應(yīng)設(shè)施設(shè)備的維護(hù)及故障維修;盤點(diǎn)-定期對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行盤點(diǎn)，目前開始萌芽的云管理的方式據(jù)說有望將盤點(diǎn)工作變成歷史，做的固定資產(chǎn)信息實(shí)時(shí)掌握，不過還未接觸過;報(bào)廢-即當(dāng)折舊期限到了之后可以進(jìn)行資產(chǎn)的報(bào)廢處理。

5.IT運(yùn)維：指公司電腦、網(wǎng)絡(luò)等IT相關(guān)設(shè)備系統(tǒng)的維護(hù)管理，因涉及不少設(shè)施設(shè)備與資產(chǎn)管理重合，這里的IT運(yùn)維主要指資產(chǎn)管理之外的內(nèi)容，當(dāng)然如果這兩塊工作量都不大的話，可以由一個(gè)人來負(fù)責(zé)。主要包括幾個(gè)方面，一是電腦，在互聯(lián)網(wǎng)公司，電腦作為最基礎(chǔ)的生產(chǎn)力設(shè)備，無論如何都需確保它充足且運(yùn)行良好，那就涉及采購(gòu)/租賃、裝機(jī)、調(diào)試、日常故障解決及維修維護(hù)、離職員工電腦清理等;二是打印機(jī)、監(jiān)控、服務(wù)器等IT設(shè)備，也包括采購(gòu)/租賃、調(diào)試、維修維護(hù)等;三是網(wǎng)絡(luò)，包括網(wǎng)絡(luò)維護(hù)、路由器調(diào)試維護(hù)等;四是網(wǎng)盤、企業(yè)郵箱、OA系統(tǒng)、公眾號(hào)等公共網(wǎng)絡(luò)寫作工具的維護(hù)管理。

6.工商證照 ：指工商稅務(wù)等政府部門相關(guān)資質(zhì)證照的辦理及維護(hù)管理等，以及相應(yīng)的印章管理(也有的企業(yè)會(huì)由法務(wù)部或者財(cái)務(wù)部管理)。證照主要分兩大類，最基本也最重要的即工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照，涉及最初的公司注冊(cè)，后續(xù)的工商變更(業(yè)務(wù)變化快、發(fā)展好的企業(yè)變更會(huì)非常頻繁)、每年的工商年報(bào) 、以及日常的營(yíng)業(yè)執(zhí)照借閱領(lǐng)用管理等，對(duì)于一個(gè)發(fā)展中的企業(yè)，工商變更屬于最基本也是最重要的業(yè)務(wù)之一，必須熟練掌握。尤其相應(yīng)辦事流程、法規(guī)政策、材料要求這幾塊;工商之外的泛指其他證照，也可以細(xì)分為兩種，一類是對(duì)于某些特殊行業(yè)性質(zhì)國(guó)家要求必須辦理相應(yīng)證件才允許經(jīng)營(yíng)的，比如醫(yī)療器械行業(yè)的醫(yī)療器械注冊(cè)證書、食品行業(yè)的食品經(jīng)營(yíng)許可證、經(jīng)營(yíng)性網(wǎng)站的增值電信業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)許可證;另一種主要指國(guó)家支持、鼓勵(lì)類行業(yè)推出的相應(yīng)資質(zhì)，主要是各類科技項(xiàng)目類的資質(zhì)，后續(xù)在科技項(xiàng)目里說明。

7.其他事務(wù)：主要指日常事務(wù)性的工作，大部分可由前臺(tái)予以完成。接待-日常來訪客人或者面試人員的接待;會(huì)議-主要指會(huì)議室的布置(也有企業(yè)讓行政人員做會(huì)議記錄甚至?xí)�議跟蹤);差旅-主要為公司領(lǐng)導(dǎo)購(gòu)買差旅車票機(jī)票定住宿等，一般委托中介機(jī)構(gòu)完成，互聯(lián)網(wǎng)程度比較高的公司更多的是自助;快遞-即員工快遞的收取、整理、寄送與通知，隨技術(shù)發(fā)展不久也將實(shí)現(xiàn)自助;通知通告-即日常通知的撰寫與發(fā)布;工牌、胸牌、名片等-即員工相關(guān)圖文卡片的制作。

8.科技項(xiàng)目：各種科技類項(xiàng)目資質(zhì)的申報(bào)，如國(guó)家高新技術(shù)企業(yè) ，如果說行政的其他業(yè)務(wù)都是花錢的模塊，那科技項(xiàng)目是唯一能直接產(chǎn)生收入的模塊，在科技型公司或者知識(shí)產(chǎn)權(quán)充足的公司這塊業(yè)務(wù)將受到極大重視，一般都會(huì)有專門的部門負(fù)責(zé)�？萍柬�(xiàng)目根據(jù)層級(jí)的不同，劃分為國(guó)家級(jí)、省級(jí)、市級(jí)、區(qū)級(jí)，甚至相應(yīng)的街道、園區(qū)還有對(duì)應(yīng)的補(bǔ)助政策;而根據(jù)負(fù)責(zé)口子的不同又分為科技部、發(fā)改委、經(jīng)信部、教育部等各個(gè)口的項(xiàng)目�？萍柬�(xiàng)目申報(bào)的基礎(chǔ)有三個(gè)方面：技術(shù)團(tuán)隊(duì)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，這三塊基礎(chǔ)好的話申報(bào)科技項(xiàng)目一般都不難。當(dāng)然作為行政人員，首先要知道一些典型的科技項(xiàng)目，才能進(jìn)一步的去評(píng)估、判定乃至申報(bào)，這需要對(duì)相應(yīng)的法律法規(guī)、實(shí)施方法有一定的了解，前期可以借助中介來評(píng)估，代理申報(bào)，在此過程中自己慢慢熟悉。

9.員工活動(dòng) ：指各類企業(yè)文化相關(guān)的員工活動(dòng)，有些企業(yè)由HR來實(shí)施、或者HR與行政共同實(shí)施。員工活動(dòng)的難點(diǎn)在于如何在能引起員工興趣的情況下又滿足老板的需求，員工關(guān)心的更多的是有趣、有用、不占私人時(shí)間，老板更關(guān)心的還是能用最少的錢來激勵(lì)員工更賣力的工作，如何做到兩者的平衡相信做過員工活動(dòng)的人都有過改方案改到想摔電腦的地步�；顒�(dòng)的設(shè)計(jì)可以結(jié)合當(dāng)下各種熱點(diǎn)，如前兩年三生三世十里桃花大火的時(shí)候，參考桃林來做活動(dòng)布景，同時(shí)借鑒熱門的綜藝、真人秀節(jié)目來設(shè)計(jì)一些環(huán)節(jié)、游戲也不失為一種比較取巧的方法。員工活動(dòng)主要含5種：下午茶-算是最簡(jiǎn)單的員工活動(dòng)，主要就是搭配一些吃的、喝的，小公司直接美團(tuán)、餓了么可以搞定，規(guī)模大一些的一般需要有固定供應(yīng)商來定制，不過員工人數(shù)上到三四百人之后，單純的下午茶已經(jīng)比較難做了，一般會(huì)結(jié)合其他活動(dòng)的同時(shí)布置一個(gè)下午茶的環(huán)節(jié)，同時(shí)對(duì)于食品的選擇來說，綠色、健康也是一種趨勢(shì);生日會(huì)-算是另一種形式僅針對(duì)生日人員的下午茶，根據(jù)人員規(guī)�？梢园醇径�、或者月度舉辦，如何做到讓生日人員感受到誠(chéng)心的祝福而不是來走一個(gè)生日活動(dòng)的形式過場(chǎng)是活動(dòng)組織的難點(diǎn);團(tuán)建-主要指針對(duì)全公司人員的團(tuán)建活動(dòng)、也包括全員旅游，除小團(tuán)隊(duì)外，大部分公司的日常團(tuán)建活動(dòng)已下放到部門，由部門人員自行組織，全員團(tuán)建 一般都會(huì)涉及到外出，相應(yīng)的出行、住宿、安全、活動(dòng)設(shè)計(jì)將會(huì)是一個(gè)系統(tǒng)的大工程，更多的需要借助中介來服務(wù)完成;傳統(tǒng)節(jié)日-即幾個(gè)比較典型的傳統(tǒng)節(jié)日，如端午、七夕、年會(huì)等，在這些節(jié)日通過一些布景并設(shè)置相應(yīng)的活動(dòng)來增加節(jié)日氣氛;紀(jì)念日-主要指對(duì)于公司有特殊意義的日子，如周年慶、電商公司的雙十一，這類型的活動(dòng)除了需考慮前面類似生日會(huì)、紀(jì)念日方面的要求外，一般還會(huì)帶有領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言、總結(jié)回顧性的環(huán)節(jié)。

10.員工關(guān)懷：主要指為增加員工幸福度、滿意度而實(shí)施的一些措施，主要涉及員工福利以及員工投訴建議處理兩方面。常見員工福利包括一些節(jié)日禮品、自有產(chǎn)品/服務(wù)的內(nèi)購(gòu)、合作商家打折購(gòu)買、自建食堂、公司健身房/游戲室等等;員工投訴建議重點(diǎn)在于要有便捷開明的投訴建議渠道以及對(duì)于相應(yīng)投訴建議的及時(shí)有效反饋。

11.供應(yīng)商管理：供應(yīng)商管理指與行政各類采購(gòu)相關(guān)的供應(yīng)商的尋找、篩選、評(píng)估、關(guān)系維護(hù)等工作。對(duì)于一個(gè)行政人員來說，一個(gè)種類齊全、質(zhì)量?jī)?yōu)異的供應(yīng)商庫會(huì)是你重要的財(cái)富，另一種意義來說，做行政的人有一定的地域因素影響，即你在一個(gè)地區(qū)耕耘的越久，供應(yīng)商庫越完善，你的行政工作將越輕松。對(duì)于有完善供應(yīng)商庫的行政人員，將在辦事效率、費(fèi)用、溝通以及質(zhì)量等各方面提供巨大優(yōu)勢(shì)。所以對(duì)于每一個(gè)立志從事行政的人員來說，越早開始建立自己的供應(yīng)商庫將越有利于自身的職業(yè)發(fā)展，同時(shí)，在建立供應(yīng)商庫的同時(shí)，可以一起建立行政各類采購(gòu)的價(jià)格體系，這樣對(duì)自身以后的各類采購(gòu)都能做到心中有數(shù)。對(duì)于行政采購(gòu)的供應(yīng)商主要包含以下這些方面：a、辦公日耗品，如各類紙筆類用品、文件類用品、衛(wèi)生間耗材、茶水間耗材等;b、固定資產(chǎn)，如電腦、打印機(jī)、車輛等;c、租賃中介類，包括傳統(tǒng)的各種房產(chǎn)中介，也包括正興起的各類共享辦公空間，如WeWork，氪空間等;d、工程裝修類，涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、空調(diào)、消防、空氣凈化、綠植等;e、證照注冊(cè)服務(wù)類，基本的工商證照、專業(yè)資質(zhì)證照(如醫(yī)療器械注冊(cè)許可證、食品經(jīng)營(yíng)許可證、ICP證等等);f、活動(dòng)會(huì)議類，涉及策劃布展公司，各類場(chǎng)地，食品提供方等;g、溝通通訊類 基本的如電信運(yùn)營(yíng)商：電信、聯(lián)通、移動(dòng)等;進(jìn)一步的如各類OA協(xié)作系統(tǒng)服務(wù)商、視頻會(huì)議系統(tǒng)服務(wù)商等;h、快遞物流，這個(gè)比較簡(jiǎn)單，主流的就那幾家，價(jià)格也相對(duì)透明。

12.行政費(fèi)用管理：指各項(xiàng)行政費(fèi)用的管理，涉及預(yù)算的編制、執(zhí)行、分析與控制，有的企業(yè)也叫行政預(yù)算管理。首先需要?jiǎng)澐趾每颇款悇e，如辦公用品、固定資產(chǎn)、能耗費(fèi)、通信費(fèi)等，可以會(huì)同財(cái)務(wù)一同設(shè)定好科目類別，這樣費(fèi)用報(bào)表才能跟財(cái)務(wù)進(jìn)行同步。在此基礎(chǔ)上日常做好賬務(wù)登記 ，定期進(jìn)行分析比較，經(jīng)過一段時(shí)間的數(shù)據(jù)積累之后，就能知道各項(xiàng)行政費(fèi)用的平均數(shù)值，以此進(jìn)行年度預(yù)算 的編制。行政預(yù)算的編制重點(diǎn)參考幾個(gè)方面，一是歷史數(shù)據(jù)，即往年同時(shí)期的相應(yīng)花費(fèi);二是考慮業(yè)務(wù)發(fā)展，這需要整個(gè)公司新一年度的業(yè)務(wù)發(fā)展目標(biāo)確定之后，以此反推相應(yīng)的資源配置，如銷售業(yè)績(jī)?cè)鲩L(zhǎng)兩倍所需的人員需求、辦公場(chǎng)地需求等等。預(yù)算編制之后大部分企業(yè)可能就放著不管了，并沒有起到實(shí)際作用，只是年復(fù)一年的例行每次編制一遍，實(shí)用的做法是，預(yù)算編制好之后，日常做好費(fèi)用登記，根據(jù)企業(yè)規(guī)模可以按月或者按季度將實(shí)際的費(fèi)用與同預(yù)算進(jìn)行對(duì)比分析，找出偏差并尋找相應(yīng)的原因，以此確定后續(xù)的采購(gòu)計(jì)劃是否要進(jìn)行調(diào)整，或者對(duì)相應(yīng)預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，成熟的費(fèi)用管理能夠在保障業(yè)務(wù)發(fā)展的情況下將預(yù)算執(zhí)行偏差降低到最小。

13.制度流程 ：指行政相關(guān)的各類流程制度的編制、宣傳、執(zhí)行與完善，行政工作門檻低、瑣碎繁雜，如果沒有形成統(tǒng)一體系的制度流程，往往已形成大家陷入日常各種瑣碎事務(wù)、各自為戰(zhàn)的狀況，甚至人員替換的時(shí)候出行銜接問題，因?yàn)楦髯缘霓k事方法與標(biāo)準(zhǔn)不一樣。為此，當(dāng)企業(yè)發(fā)展到一定程度的時(shí)候，需要開始進(jìn)行相應(yīng)的工作梳理，將一些常規(guī)典型的事務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，小的如訪客的接待，大的如工商變更。

14.團(tuán)隊(duì)建設(shè)：指管理人員為了行政團(tuán)隊(duì)的發(fā)展提升而做的工作，包括部門工作職責(zé)梳理、工作分配協(xié)調(diào)與人員規(guī)劃與指導(dǎo)三方面。

首先，要明確行政部門的工作職責(zé)，每個(gè)企業(yè)的行政工作職責(zé)都不一樣，主要受業(yè)務(wù)及發(fā)展階段等方面的影響;其次就是工作分配協(xié)調(diào)，包括崗位職責(zé)的分配以及日常工作的分配協(xié)調(diào);最后是人員規(guī)劃與指導(dǎo)，大部分年輕人工作的目標(biāo)都是為了以后能有更好的發(fā)展，行政也不例外，怎樣根據(jù)員工本身特質(zhì)、優(yōu)劣勢(shì)、發(fā)展意圖等方面去做規(guī)劃指導(dǎo)是個(gè)難題。比如前臺(tái)人員的職業(yè)發(fā)展，這塊我自身也還在探索中，目前在做的是保持溝通、傾聽與分享。

以上是根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)梳理的14個(gè)常用行政管理工作要點(diǎn)，基本涵蓋了小規(guī)模公司涉及到的行政工作方方面面，當(dāng)然還是那句話，每家企業(yè)的情況都不同，對(duì)應(yīng)的側(cè)重點(diǎn)就不同，相應(yīng)模塊會(huì)有增減，也有些模塊會(huì)合并，甚至受重視的模塊單獨(dú)出來作為一個(gè)部門也有可能，這些都需要各位行政管理人員根據(jù)自身企業(yè)的實(shí)際情況去梳理調(diào)整，同時(shí)將這些模塊進(jìn)行合理的分配。

來源: 牧馬白雁湖

以上是關(guān)于行政管理相關(guān)信息，以供大家查看了解。想要了解更多行政管理信息，第一時(shí)間了解行政管理相關(guān)資訊，敬請(qǐng)關(guān)注唯學(xué)網(wǎng)行政管理欄目，如有任何疑問也可在線留言，小編會(huì)為您在第一時(shí)間解答!