一、項(xiàng)目變更管理概述
項(xiàng)目變更管理是指項(xiàng)目組織為適應(yīng)項(xiàng)目運(yùn)行過程中與項(xiàng)目相關(guān)的各種因素的變化，保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)而對項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行相應(yīng)的部分變更或全部變更，并按變更后的要求組織項(xiàng)目實(shí)施的過程。
1、項(xiàng)目變更管理的內(nèi)容
項(xiàng)目變更管理的目的是以一種對于項(xiàng)目影響最小的方式改變現(xiàn)狀。它包括以下主要內(nèi)容：
(1)了解變化。在項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目組織要經(jīng)常關(guān)注與項(xiàng)目相關(guān)的主客觀因素，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和把握變化，認(rèn)真分析變化的性質(zhì)，確定變化的影響，適時(shí)進(jìn)行變化描述。
(2)進(jìn)行變更處理。當(dāng)變化了的各種因素影響到了項(xiàng)目的順利實(shí)施時(shí)，項(xiàng)目組織必須及時(shí)進(jìn)行計(jì)劃變更，以確保項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目計(jì)劃的變更應(yīng)征得項(xiàng)目主體的同意，項(xiàng)目組織還應(yīng)及時(shí)向其反饋?zhàn)兏白兏鼒?zhí)行情況。
(3)監(jiān)控變更合理性。變更處理總是根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施的客觀需要進(jìn)行的，但并不是每次變更都是合理的�；蛟S現(xiàn)在的變更處理并不經(jīng)濟(jì)，還有更好的變更辦法，或許我們的變更還有違背客觀規(guī)律的情況，變更計(jì)劃根本就行不通。
2、項(xiàng)目變更管理的種類
項(xiàng)目變更因多種變化而存在，其形式也多種多樣，但主要的有以下幾種：
(1)項(xiàng)目范圍變更。政治因素、法律因素和技術(shù)因素多種因素都會(huì)影響項(xiàng)目范圍，而且這種影響在一定條件下是無法抗拒的。
(2)項(xiàng)目進(jìn)度變更。
(3)費(fèi)用預(yù)算變更。
(4)項(xiàng)目合同變更。項(xiàng)目合同變更通常是指由于一定的法律事實(shí)而改變合同的內(nèi)容和標(biāo)的的法律行為。在項(xiàng)目合同變更時(shí)，當(dāng)事人必須協(xié)商一致，這將會(huì)使合同的內(nèi)容和標(biāo)的，亦即使項(xiàng)目發(fā)生變更。合同變更的法律后果將產(chǎn)生新的權(quán)利和義務(wù)關(guān)系。
(5)項(xiàng)目人力資源的變更。
3、項(xiàng)目變更管理應(yīng)當(dāng)考慮的因素項(xiàng)
每一個(gè)組織都應(yīng)該有一個(gè)正式的項(xiàng)目變更控制流程或控制程序。當(dāng)提出一個(gè)變更申請時(shí)，以下一些要點(diǎn)應(yīng)予以考慮：
(1)變更是否會(huì)影響工作范圍、成本、工作質(zhì)量和時(shí)間進(jìn)度?
(2)是否會(huì)對工種設(shè)備和工具產(chǎn)生影響?
(3)會(huì)對零部件和成品庫存產(chǎn)生什么樣的影響?
(4)在產(chǎn)品開發(fā)項(xiàng)目中，變更會(huì)不會(huì)影響開發(fā)產(chǎn)品的形式、通用性和功能?
(5)變更會(huì)使產(chǎn)品在市場中更受歡迎還是被抵制?
(6)變更是否會(huì)影響投資回報(bào)率和凈現(xiàn)值?如果答案肯定，那么項(xiàng)目在這一投資回報(bào)率和凈現(xiàn)值水平上是否可行?
(7)如何證明變更是合理的?是競爭優(yōu)勢所需求的?是某些規(guī)定的強(qiáng)制要求?其商業(yè)必要性是什么?
(8)變更是為使項(xiàng)目回歸原來的軌道所需要的?還是項(xiàng)目已偏離原定目標(biāo)過遠(yuǎn)，這一變更不過僅用來記錄我們目前所處的位置，同時(shí)用做一條跟蹤未來進(jìn)展的基準(zhǔn)線?
4、項(xiàng)目變更管理的控制方法
任何成功的項(xiàng)目變更管理都包括兩個(gè)文件：項(xiàng)目變更申請和項(xiàng)目影響說明。
1.項(xiàng)目變更申請
項(xiàng)目經(jīng)理要重視項(xiàng)目的每項(xiàng)變更，客戶的每次變更申請都必須記錄存檔。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)必須為客戶提供標(biāo)準(zhǔn)的變更申請表。只有當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)清晰地理解了變更申請，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)才能進(jìn)一步評估變更的影響(在評估過程中項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)要考慮客戶的滿意程度)，并最終決定是否接受變更申請。
2.項(xiàng)目影響說明
回應(yīng)變更申請的文件是項(xiàng)目影響說明，它是項(xiàng)目經(jīng)理針對變更申請?zhí)峁┑募m正措施的備選方案。申請者負(fù)責(zé)選出最佳方案。項(xiàng)目影響說明文件描述項(xiàng)目經(jīng)理提供的各種可行性方案以及每種方案的利弊，或許還包括最佳方案的推薦。最后決策應(yīng)該由申請者做出。
針對不同的情況，對于項(xiàng)目變更也有不同的控制方法：
情況l：績效保持常量
績效固定時(shí)，成本可以看作是一個(gè)時(shí)間的函數(shù)。值得注意的是，在目標(biāo)時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目所需的成本往往比預(yù)算成本要高，這可能是由于為了在目標(biāo)時(shí)間內(nèi)完成工作而額外增加了資源或加了班，而由于時(shí)間延遲所增加的加班會(huì)導(dǎo)致總成本逐漸提高。
在績效固定時(shí)，有四種基本情況：
1：可能需要額外的資源，這通常會(huì)使成本很快上升。
2：工作范圍可能被重新定義，不改變項(xiàng)目績效要求的工作可能會(huì)被刪除。
3：為了平衡項(xiàng)目成本或者加快在關(guān)鍵路徑上的某些活動(dòng)，有效資源會(huì)被移動(dòng)到那些拖后腿的工作中。
4：計(jì)劃的改變會(huì)把某些工作由順序進(jìn)行改為并行，這種變更也會(huì)導(dǎo)致資源的重新分配。
情況2：成本固定
成本固定時(shí)，績效可以作為時(shí)間的函數(shù)，績效水平的高低也往往決定是否改變項(xiàng)目的時(shí)間計(jì)劃。 如果成本固定，項(xiàng)目經(jīng)理首先要仔細(xì)研究項(xiàng)目的合同，合同中對于要求達(dá)到的績效水平必須有清晰的規(guī)定，對于包含什么不包含什么必須陳述清楚。密切注意由于客戶需求變化或者額外要求發(fā)生的成本，有助于減少成本超出計(jì)劃的可能性。一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)者簽訂的合同會(huì)確保那些被沒有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理忽略的成本也包含在合同內(nèi)。謹(jǐn)慎和巧妙的協(xié)商談判對于把所有的成本都包含在合同內(nèi)很有必要，常見的經(jīng)常被忽略且能引起成本增加的問題有：
1：過細(xì)的報(bào)告。
2：不必要的文檔。
3：多余的成本、時(shí)間和項(xiàng)目進(jìn)度文檔。
4：對項(xiàng)目采用了錯(cuò)誤的合同類型。
在一個(gè)固定成本的約束中，績效通常是為滿足約束首先犧牲的。但是，如果那些放棄的績效對于滿足一些未明確規(guī)定的要求是必要的，比如說長期保養(yǎng)，那么這樣的變更方法在項(xiàng)目的全壽命周期中就可能存在著潛在的危險(xiǎn)。長期來看，降低的績效事實(shí)上會(huì)增加成本而不是降低成本。因此，項(xiàng)目經(jīng)理和他的助手應(yīng)該確保對于任何績效的變更，都要對其相應(yīng)的成本改變有良好的分析和深入的理解。
情況3：時(shí)間固定
在時(shí)間固定的情況下，成本會(huì)隨著績效而改變。在目標(biāo)成本下，如果績效能夠保持在100%的水平，為了保證項(xiàng)目按時(shí)完成，承包商可能會(huì)要求降低績效。此外，額外成本就會(huì)發(fā)生，也就是說績效的降低將意味著對客戶方面信譽(yù)的下降，也將會(huì)對公司以后的商業(yè)行為產(chǎn)生影響。 多數(shù)情況，按進(jìn)度計(jì)劃完成項(xiàng)目是很重要的。例如，在飛機(jī)的生產(chǎn)過程中，當(dāng)發(fā)動(dòng)機(jī)已經(jīng)交付時(shí)，飛機(jī)發(fā)動(dòng)機(jī)機(jī)箱還沒有完工，就會(huì)阻滯發(fā)動(dòng)機(jī)生產(chǎn)商和飛機(jī)生產(chǎn)商，最終影響到客戶。由于一個(gè)產(chǎn)品生產(chǎn)的延遲，會(huì)導(dǎo)致所有三方面的實(shí)質(zhì)損失。不但將會(huì)對公司以后的生產(chǎn)產(chǎn)生影響，也會(huì)給客戶留下不好的印象。在生意場上，一個(gè)聲譽(yù)不甚良好的公司往往是不受歡迎的。
有的時(shí)候，即使假設(shè)時(shí)間固定，實(shí)際上往往也會(huì)有一個(gè)變化幅度，前提就是不會(huì)給客戶帶來任何不便。當(dāng)整個(gè)大型項(xiàng)目(你的項(xiàng)目只是它的一個(gè)子項(xiàng)目時(shí))都在進(jìn)度計(jì)劃之后，客戶沒有為你單獨(dú)的項(xiàng)目做好準(zhǔn)備時(shí)，這種情況就會(huì)發(fā)生了。
時(shí)間因素的另一個(gè)方面就是對時(shí)間變更的“早期警告”。這種做法經(jīng)常會(huì)降低因時(shí)間變化而對客戶造成的損失。在項(xiàng)目開始之前和過程中，詳細(xì)的進(jìn)度計(jì)劃和進(jìn)度跟蹤，各個(gè)項(xiàng)目組成員的緊密協(xié)調(diào)，時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃的實(shí)時(shí)處理等措施都可以保證盡早把時(shí)間變更通知到客戶，確保雙方可以在時(shí)問、資金甚至技術(shù)、績效之問進(jìn)行統(tǒng)一的平衡分析并處理�？蛻粝胍牧硪患�，就是在時(shí)間進(jìn)度計(jì)劃變更時(shí)，有一份好的進(jìn)度報(bào)告，這樣客戶就會(huì)對進(jìn)度計(jì)劃的變動(dòng)有充分的了解和準(zhǔn)備。
情況4：沒有約束是固定的
另一種常見情形是時(shí)間、成本和績效都不固定，即可以在不同的績效水平上進(jìn)行成本和時(shí)間平衡。承包商有不同的成本路徑可以達(dá)到期望的時(shí)間和績效限制，而最終路徑的選擇依靠承包商愿意承受風(fēng)險(xiǎn)的大小。
變更的平衡分析在項(xiàng)目全壽命周期的任何時(shí)點(diǎn)上都是必需的，在整個(gè)項(xiàng)目的生命周期上平衡分析的準(zhǔn)則是有可能變化的，在整個(gè)項(xiàng)目的生命周期上，時(shí)間、成本和績效約束的相對重要性是能夠變化的。在項(xiàng)目初期，成本可能沒有積累到重要的地步。另一方面項(xiàng)目的績效可能被過分強(qiáng)調(diào)，有時(shí)比進(jìn)度計(jì)劃更重要，當(dāng)項(xiàng)目臨近結(jié)束時(shí)，人們開始重視成本的約束，特別是當(dāng)項(xiàng)目的利潤是公司收益的主要來源時(shí)。這時(shí)，績效和進(jìn)度計(jì)劃對于項(xiàng)目完成的影響將會(huì)降至次要位置。
不論以上何種情況發(fā)生，一旦項(xiàng)目變更的目標(biāo)確定以后，下一步的工作就是分析和選擇可行的備選方案。分析備選方案應(yīng)該包括項(xiàng)目成本、時(shí)問和績效目標(biāo)修改的準(zhǔn)備工作，同時(shí)還要分析所需資源、總的進(jìn)度計(jì)劃以及支持每個(gè)方案必需的項(xiàng)目計(jì)劃的修改。接下來就要發(fā)揮高層領(lǐng)導(dǎo)的職能了，項(xiàng)目和職能經(jīng)理一起選擇方案，目標(biāo)是使項(xiàng)目所受到的總影響最小。這種影響不僅要以短期的財(cái)務(wù)結(jié)果來衡量，還應(yīng)考慮長期的戰(zhàn)略和市場狀況。
二、這一步應(yīng)該包括以下內(nèi)容：
1：編制一份正式的項(xiàng)目變更報(bào)告，包括要達(dá)到的變更的工作范圍，進(jìn)度計(jì)劃和成本。
2：構(gòu)造一個(gè)包含成本、工作目標(biāo)和進(jìn)度計(jì)劃的決策樹，同時(shí)估計(jì)每種情況下到達(dá)決策點(diǎn)成功的概率。
3：為內(nèi)部和外部項(xiàng)目管理者提供幾個(gè)備選方案，同時(shí)給出各自的成功概率。
4：利用管理的一致性選擇恰當(dāng)?shù)耐旯げ呗圆?shí)施，此時(shí)假設(shè)項(xiàng)目經(jīng)理不會(huì)堅(jiān)持完成一個(gè)不可能完成的任務(wù)。
最后的變更方案的確定還需要更進(jìn)一步的工作。許多公司利用一個(gè)檢查表來建立檢驗(yàn)變更方案評估準(zhǔn)則，同時(shí)用來評估未來的潛在問題。
三、下面這些問題是這樣檢查表的一部分：
1：別的項(xiàng)目受到影響了嗎?
2：在以前的任務(wù)中要求重復(fù)工作了嗎?
3：維修(和/或者)保養(yǎng)變得更難了嗎?
4：未來會(huì)有額外的任務(wù)嗎?
5：項(xiàng)目組成員將如何反應(yīng)?
6：對于項(xiàng)目生命周期有什么影響?
7：項(xiàng)目的靈活性降低了嗎?
8：對關(guān)鍵職員有什么影響?
9：對客戶有什么影響?
四、總結(jié)
如果問題發(fā)生的概率或者問題嚴(yán)重性的概率較高，變更計(jì)劃設(shè)計(jì)中就應(yīng)該有相應(yīng)的措施來減少發(fā)生問題的概率。
人力、物力、資金、管理、時(shí)間、政策、質(zhì)量和變化的要求等內(nèi)部限制都會(huì)在項(xiàng)目生命周期中引發(fā)問題。外部限制如資本、完工日期和負(fù)債也會(huì)影響項(xiàng)目的靈活性。對于所有未來潛在問題發(fā)生的可能性和嚴(yán)重性都應(yīng)進(jìn)行評估。
