不會用這7個工具，別說你會項目管理
在項目經(jīng)理的工作中，經(jīng)常會遇到各種難題，比如資源分配的問題、項目優(yōu)先級的問題等等。
有很多工具可以使項目管理更有效、更高效。但是對于項目管理來說，可用的工具不說成百上千，也有大幾十個，所以在面對這些眼花繚亂的工具時，大部分項目經(jīng)理都在“抓瞎”。
項目管理涉及有效的計劃和對工作的系統(tǒng)管理，它包括定義項目目標(biāo)，制定行程和安排任務(wù)，以達(dá)到特定的目標(biāo)。
所以，對于項目經(jīng)理而言，在面對項目管理過程中的流程及問題時，就要選擇有效的工具。
但是，它不是“一刀切”的解決方案，我們要用正確的工具，優(yōu)化諸如工作流程模式，組織規(guī)模，項目類型以及更多因素等需求。
簡單的羅列所有工具可能對大家?guī)椭淮�，太多選擇反而不會去看，所以老原推薦了7個管理工具(方法)，當(dāng)你有對應(yīng)的“需求”的時候，就可以對號入座了。
另外，老原還準(zhǔn)備了一份項目管理十大工具模板，可以解決在項目管理中遇到的大部分問題，有需要的老友們可以先碼住，直接添加老原微信，就可以領(lǐng)取。
一、SWOT
SWOT分析法，即態(tài)勢分析法，就是將與研究對象密切相關(guān)的各種主要內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢和外部的機(jī)會和威脅等，通過調(diào)查列舉出來，并依照矩陣形式排列，然后用系統(tǒng)分析的思想，把各種因素相互匹配起來加以分析，從中得出一系列相應(yīng)的結(jié)論，而結(jié)論通常帶有一定的決策性。
第一步：按 OT、SW 的順序列出 優(yōu)勢、劣勢。OT強(qiáng)調(diào)外部競爭，SW 強(qiáng)調(diào)自身優(yōu)勢劣勢
第二步：進(jìn)行組合：按 SO(利用優(yōu)勢、抓住 機(jī)會)、WT(扭轉(zhuǎn)劣勢，規(guī)避風(fēng)險)、WO(消除不足抓住機(jī)會)、ST(利用優(yōu)勢規(guī)避風(fēng)險)，盡可能多的擬出策略
第三步：確定優(yōu)先級，擬定行動計劃
在項目管理中，可以運(yùn)用這種方法，可以對項目當(dāng)前所處的情況進(jìn)行全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的研究，從而根據(jù)研究結(jié)果制定相應(yīng)的發(fā)展戰(zhàn)略、計劃以及對策等。
所以，SWOT分析法常常被用于項目管理，制定集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)略和分析競爭對手情況，在戰(zhàn)略分析中，它是最常用的方法之一。
二、WBS任務(wù)分解法
WBS任務(wù)分解法非常重要，是項目管理分階段管理原則的體現(xiàn)。
當(dāng)我們面臨一項大的項目任務(wù)的時候往往感覺困難重重，無從下手時，WBS就是一個可以幫你理清頭緒，根據(jù)目標(biāo)做好計劃的工具。
項目經(jīng)理一定要學(xué)會分解任務(wù)，只有將任務(wù)分解得足夠細(xì)，做到心里有數(shù)，才能有條不紊地安排、分配工作，統(tǒng)籌安排項目時間表。
創(chuàng)建WBS的過程非常重要，因為在項目分解過程中，項目經(jīng)理、項目成員和所有參與項目的職能經(jīng)理都必須考慮該項目的所有方面。
任務(wù)分解簡單來說就是四步曲：目標(biāo)→任務(wù)→工作→活動，只要掌握這個方法，面對任何項目你都可以游刃有余。
三、PDCA循環(huán)
在項目管理中，每一個項目都可以說是一個PDCA循環(huán)，都需要計劃、實施、檢查結(jié)果，并進(jìn)一步進(jìn)行改進(jìn)，同時進(jìn)入下一個循環(huán)。
只有在日積月累的漸進(jìn)改善中，才可能會有質(zhì)的飛躍，才可能完善每一項過程，以達(dá)成項目的最終目標(biāo)。
PDCA循環(huán)就是按照Plan(計劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Act(處理)，這樣的順序進(jìn)行質(zhì)量管理，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的科學(xué)程序。
P (plan) 計劃：包括方針和目標(biāo)的確定，以及活動規(guī)劃的制定
D (Do) 執(zhí)行：根據(jù)已知的信息，設(shè)計具體的方法、方案和計劃布局;再根據(jù)設(shè)計和布局，進(jìn)行具體運(yùn)作，實現(xiàn)計劃中的內(nèi)容
C (Check) 檢查：總結(jié)執(zhí)行計劃的結(jié)果，分清哪些對了，哪些錯了，明確效果，找出問題
A (Act)處理：對總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，對成功的經(jīng)驗加以肯定，并予以標(biāo)準(zhǔn)化;對于失敗的教訓(xùn)也要總結(jié)，引起重視。對于沒有解決的問題，應(yīng)提交給下一個PDCA循環(huán)中去解決。
四、SMART原則
怎樣才能制定一個項目的目標(biāo)，提高自己項目計劃的成功性呢?在這里就可以用到SMART原則。
SMART原則即目標(biāo)管理，它不但是一個能使你的工作由被動變主動的一個很好的工具，還是一個能夠使你更加明確高效地工作的好伙伴。
它是項目經(jīng)理的最常用的一款工具，同時，它也是很多公司為員工制定績效考核目標(biāo)和考核標(biāo)準(zhǔn)的利器。
SMART的五原則分別是“S=Specific(具體的)、M=Measurable(可衡量的)、A=Attainable(可達(dá)成性、R=Relevant(相關(guān)性)、T=Time-bound(時限性)”，能夠運(yùn)用好SMART原則，即意味著你能夠用上述的五原則去規(guī)劃你的項目目標(biāo)。
五、時間管理四象限
學(xué)習(xí)時間管理四象限可以讓我們告別混亂的項目規(guī)劃狀態(tài)，要理解時間管理的本質(zhì)，合理安排時間和工作任務(wù)。
第一象限：立刻、馬上、抓緊執(zhí)行。處在這一象限的事務(wù)，在時間的緊迫性和事件的影響度上都占有關(guān)鍵的一面，所以沒有時間留給你拖延。
第二象限：先規(guī)劃，后執(zhí)行。這類事情不具有時間的緊迫性，但具有關(guān)鍵的事件影響度，所以在沒有規(guī)定完成時間的前提下，我們要選擇做好打算，再出發(fā)。
第三象限：可授權(quán)別人做，可親自做。在事情時間緊迫但又不關(guān)鍵的情況下，可以找到適合的人去執(zhí)行。
第四象限：直接不做。既沒有時間的緊迫性，也沒有關(guān)鍵的事件影響度，所以干脆晚點做，或者不做就好了。
老原的觀點是投資第二象限，它的回報才是最大的。走出毫無意義的第三象限，把有限的時間投入到最具收益的第二象限去，不要再在第三象限做那些緊急但是不重要的無聊事情了。
六、二八原則
一個項目要做的任務(wù)很多，最忌諱的就是眉毛胡子一把抓;但是也別以為按部就班，照著流程完成項目，就能萬事大吉了。
二八原則就在任何一組東西中，最重要的只占其中一小部分，約20%，其余80%盡管是多數(shù)，卻是次要的。
每個人都應(yīng)該合理地安排自己的時間，把最大的精力投入到最重要、最有效的工作中去，對于項目管理來說更是如此。
在項目管理中要善于抓主要矛盾，從紛繁復(fù)雜的工作中理出頭緒，把資源用在最重要、最緊迫的事情上。
只有不斷逼近項目核心，帶著團(tuán)隊聚焦，勁往一處使，最后才能達(dá)到事半功倍的效果。
七、6W2H法則
做任何工作都應(yīng)該從6W2H來思考，這有助于我們將思路條理化，杜絕盲目性。
我們在做項目匯報也可以使用6W2H，在很大程度上可以有效節(jié)約寫報告及看報告的時間，提高能效。
6W2H：選擇目標(biāo)(which)一選擇原因(why)一功能如何(what)>什么場地(where)什么時間(when)>什么組織(who)>如何提高效率 (how todo)>性價比如何(how much)八個方面提出問題并從中選擇性價比最高的方法和路徑來實現(xiàn)預(yù)定目標(biāo)
相信以上這7種方法工具你多多少少都有看到，但是看到并不一定能做到，做到也并不一定能做好。
所有的方法、工具、原則，只有在對的時間用在對的地方，才能真正指導(dǎo)項目經(jīng)理在項目管理中的實際工作。
今天介紹的這7種高效工具，不僅可以應(yīng)用在項目管理之中，在其他工作和生活中也會有很大幫助。
來源: 項目經(jīng)理老原
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